O Que é Inventário de Estoque: para que serve e como fazer?
Inventário de estoque significa fazer uma listagem completa de todos os produtos que estão armazenados no estoque de uma empresa. O inventário identifica, classifica e determina o valor de cada produto que faz parte da cadeia de produção. Através do inventário de estoque é possível manter todas as entradas e saídas de produtos registradas. Ao acompanhar de perto tudo o que entra e sai de seu almoxarifado, o controle dos produtos armazenados cresce exponencialmente.
Dessa forma, ele contribui para melhorar os fluxos de trabalho do setor logístico de sua empresa. Ajuda no armazenamento de materiais, melhora o atendimento ao cliente e favorece todos os processos logísticos da cadeia de suprimentos.
É importante saber que quando não há um monitoramento adequado de seu estoque, muitos problemas graves podem surgir. E muitas vezes, estes problemas podem arruinar sua empresa.
Para fazer um ótimo inventário de estoque é possível contar com a ajuda de algumas ferramentas e recursos. Um recurso excelente é o código de barras.
Então, sabendo da importância do inventário de estoque, separamos informações sobre o que ele é, vantagens, como fazê-lo para sua empresa e como usar o código de barras nele. Não perca!
Inventário de Estoque: O Que é?
O inventário de estoque significa fazer uma forma de aumentar o controle sobre os produtos da sua empresa. Para facilitar a compreensão sobre o que é o inventário de estoque, vamos entender melhor cada parte do processo? Veja a seguir!
Começamos aqui pelo estoque, toda empresa, para poder ofertar seus produtos, precisa tê-lo. Ele é um armazenamento de mercadorias e produtos.
Para o sucesso de seu negócio é essencial ter o estoque ideal, pois se tiver produtos em excesso pode gerar mais custos sem retorno. E caso sua empresa tenha um estoque muito pequeno, os custos também podem subir devido à falta de produtos.
O estoque gera custos variáveis e fixos, portanto, é muito importante fazer o planejamento destes custos. E também, diminuir os custos extras que podem surgir.
As variáveis envolvem perda e deterioração de produtos e custos de operação e manutenção. Já os custos fixos devem contemplar local de armazenamento, funcionários, seguros e gastos com equipamentos.
A quantidade de produtos em estoque deve ser de acordo com a sua demanda. Mas é vantajoso ter um estoque de segurança para o caso de aumento repentino de demanda.
Existem alguns métodos de avaliação de estoque como o PEPS, UEPS, Standard Cost e Preço Médio Ponderado. Sendo que no PEPS o primeiro produto que entra deve ser o primeiro a sair, e no UEPS o último a entrar é o primeiro a sair.
Agora vamos entender o que é o inventário. Ele refere-se aos bens que constam no estoque e que serão direcionados para a venda. Deve conter local em que o produto ou mercadoria se encontra, sua descrição e quantidade existente.
Dessa forma, ele é uma parte do dinheiro de sua empresa que foi investido em produtos e mercadorias. Então, é primordial mantê-lo organizado e bem controlado.
Um bom controle evita perdas e roubos, assim como, permite que o estoque fique ajustado de acordo com a demanda dos produtos e mercadorias. Mas como fazer um bom controle?
A resposta é fazendo o inventário de estoque e a gestão de estoques. É preciso fazer desde o planejamento das necessidades de estoque até o controle da localização, movimentação, utilização e armazenagem dos materiais adquiridos em estoque.
Tipos de Inventário de Estoque
O inventário de estoque pode ser feito de forma rotativa ou periódica. Conheça agora mesmo a diferença entre as duas maneiras de fazê-lo.
No modelo rotativo, é preciso que o inventário de estoque seja feito com uma periodicidade pré-definida. Ela pode ser feita diariamente, semanalmente, mensalmente ou semestralmente, por exemplo.
Neste modelo, é fundamental que os dados sejam atualizados em intervalos de tempo determinados. É a modalidade de inventário de estoque ideal para empresas com grande giro de produtos ou mercadorias.
No modelo periódico, o inventário de estoque é feito em um período que será determinado pela empresa, mas não é pré-definido e tão constante quanto o modelo rotativo. Esta modalidade oferece demonstrativos financeiros com um maior detalhamento.
Vantagens em Fazer o Inventário de Estoque
É fundamental manter o estoque estruturado e bem organizado. Com ele catalogado corretamente, classificado e ordenado devidamente, é possível localizar os produtos e mercadorias para enviá-los mais rapidamente para os clientes.
Mas existem diversas outras vantagens em fazer o inventário de estoque. Desde a melhoria do atendimento ao cliente até o total controle sobre seu almoxarifado. O inventário de estoque e a gestão de estoques possibilita:
- Eliminação de produtos e mercadorias defeituosas, obsoletas, ou em excesso
- Facilidade na localização dos materiais
- Garantia de suprimento adequado da demanda
- Satisfação de clientes que não ficarão sem os produtos ou mercadorias, devido à indisponibilidade
- Maior conhecimento acerca do estoque
- Previsão de reposição de produtos e mercadorias
- Ajustar de forma econômica os gastos relativos ao armazenamento, de acordo com a quantidade de estoque necessária
Além destas vantagens listadas acima, uma boa organização e o inventário de estoque pode contribuir para evitar o acúmulo de produtos e mercadorias.
Isto acontece, pois ao fazer o inventário de estoque e quantificar os produtos e mercadorias, é possível perceber quais deles estão estagnados. Assim, há a possibilidade de criar ações de marketing para vendê-los e deixar de comprar mais deles.
E outra vantagem muito importante que o inventário de estoque contribui, é evitar a autuação pela Receita Federal ou por algum órgão de fiscalização. Uma vez que o estoque estará bem organizado, é muito mais difícil que haja inexatidão de suas declarações.
Dessa forma, fazer o inventário de estoque e uma boa gestão de estoques, traz inúmeros benefícios e vantagens para a sua empresa. Portanto, é imprescindível fazê-la!
Confira na sequência como fazer um bom inventário de estoque!
Como Fazer o Inventário de Estoque Para Sua Empresa?
Após saber todas as vantagens que o inventário de estoque pode trazer para a sua empresa, é o momento de partir para a parte prática. Ela inclui fazer o planejamento e pensar em suas ações para fazer a contagem de mercadorias e gestão.
Veja abaixo cada passo que precisa ser tomado para colocar o inventário de estoque para funcionar corretamente em sua empresa.
1. Normas Para Inventário de Estoque
O primeiro passo é conhecer bem quais são as normas e procedimentos que precisam ser seguidos para fazer o inventário de estoque. Caso precise, não hesite em contar com a ajuda de uma empresa de consultoria logística.
2.Determine o Tipo de Inventário de Estoque
Escolha qual o melhor tipo de inventário de estoque considerando a logística de sua empresa. Lembre-se que as duas modalidades disponíveis são a rotativa e a periódica. É importante que a modalidade escolhida seja mantida na rotina da empresa.
3.Defina Quando o Inventário de Estoque Será Realizado
Defina o dia e horário em que o inventário de estoque deverá ser realizado. Procure ter em mente a quantidade de mercadorias e produtos que estão no estoque. Também leve em consideração qual o tempo médio que levará para que os materiais sejam contabilizados.
4.Comece o Inventário No Feriado ou Fim de Semana
Considere começar o inventário de estoque no feriado ou fim de semana, pois o ideal é que a listagem de produtos e mercadorias comece em um dia tranquilo. Dessa forma, não terá entrada nem saída de produtos e mercadorias, facilitando assim a contagem.
5.Informe Seus Funcionários
Destaque para seus funcionários todas as vantagens e importância em fazer o inventário de estoque. É importante que todos estejam bem informados e comprometidos com o processo. Eles devem conhecer o cronograma de execução das ações.
6.Crie Equipes e Nomeie Líderes Para a Realização dos Procedimentos
Defina quais serão as equipes responsáveis por cada etapa do processo. Escolha funcionários comprometidos e eficientes para coordenarem as equipes e facilitarem os processos.
7.Foque as Ações no Inventário de Estoque
Lembre-se de determinar a paralisação das movimentações de estoque durante a contagem. Apenas retome as atividades normais da empresa após a conclusão do trabalho de contagem.
8.Classifique os Produtos e Mercadorias
Procure categorizar os produtos e mercadorias em grupos para facilitar a identificação. Eles podem ser classificados por tipo. Esta ação pode contribuir não só para o inventário de estoque como também para a rotina diária da empresa.
9.Gere Código de Barras
Os códigos de barras podem facilitar muito o processo de identificação das mercadorias e produtos. Eles aumentam o rastreamento e visibilidade de toda a trajetória dos itens. Dessa forma, além de agilizar o processo, o código de barras reduz as chances de erros.
10.Detalhe a Categoria
Além de classificar os produtos e mercadorias por tipo, tente detalhar cada um deles. O código de barras pode facilitar também este processo. Tenha as informações sobre peso, cor, tamanho, valor de custo e venda.
11.Utilize a Curva ABC
Caso encontre dificuldades em classificar os produtos e mercadorias, faça uso da Curva ABC. Ela faz a categorização seguindo três classes: conforme a demanda, de acordo com a quantidade existente e de acordo com o valor final de venda.
12.Escolha Ferramentas Tecnológicas
As ferramentas tecnológicas, como aplicativos, pode facilitar bastante todo os processos. Utilize computadores com leitor de código de barras, coletores de dados sem fio e aplicativos móveis eficientes para ajudar no inventário de estoque.
13.Inicie a Contagem
Comece o processo de contagem de cada produto e mercadoria presente no estoque. Procure fazer recontagens para confirmar se as informações foram contabilizadas de forma contundente.
14.Acompanhe o Processo e Pare-o se Necessário
Verifique o trabalho das equipes e confira se tudo está correndo bem. Caso algo não esteja funcionando como o esperado, pare os procedimentos e tente encontrar uma solução com a equipe.
15.Faça Auditoria da Contagem
Após terminar o inventário de estoque, faça uma auditoria para ter certeza que todos os produtos e mercadorias foram contabilizados. Caso seja verificado e tudo esteja em ordem, basta fazer a última contabilização.
16.Atualize Frequentemente o Inventário
É fundamental manter o inventário de estoque atualizado. Lembre-se de lançar todas as mercadorias e produtos que entram e dar baixa nos que saem. Quanto mais atualizado, melhores resultados sua empresa apresentará.
17.Conte com Softwares de Gestão
Utilizar softwares de gestão pode contribuir bastante para a manutenção e atualização das informações referentes aos produtos e mercadorias em estoque. Contar com a ajuda da tecnologia é uma ótima forma de otimizar os processos da empresa.
Como Usar o Código de Barras no Inventário de Estoque?
Devido a importância do inventário de estoque para garantir o sucesso de suas vendas e operações, é fundamental abandonar o caderninho de papel e planilhas de excel. Confira abaixo como abandonar e substituir o sistema manual de controle de inventário.
Mesmo em pequenas empresas, muitas vezes, o sistema manual de controle de inventário acaba não dando conta de atualizar os dados e mantê-los de acordo com o estoque real.
E como acabar com este problema?
Basta utilizar tecnologias que facilitam o processo de controle como o código de barras. Ele fornece um código único para cada produto e mercadoria que permite a identificação deles no sistema de gestão.
Para utilizá-lo, é necessário gerar uma etiqueta com código de barras para cada material. Esta etiqueta deverá, posteriormente, ser escaneada e adicionada ao sistema de gestão utilizado.
É possível realizar um projeto de padronização de localização. Assim, o item pode ser encontrado mais rapidamente, pois há como visualizar exatamente o local em que ele está.
Quando o item é vendido, o código de barras deve ser escaneado para dar baixa no sistema. Este processo auxilia também na identificação da necessidade de efetuar novos pedidos.
Para fazer o inventário de estoque com código de barras, é necessário a utilização de um equipamento mínimo. Adquira uma impressora de etiquetas, software específico para código de barras e leitores de código de barras.
Dessa forma, ao utilizar o código de barras, o inventário de estoque torna-se mais prático e automatizado. O código de barras oferece controle de entrada e saída de itens no inventário de estoque. Assim como, permite a rastreabilidade de cada produto e mercadoria.
