(41) 2626-1264Gestão de estoque: o que é e como fazer
Realizar a gestão de estoque de um negócio nem sempre é uma tarefa fácil. Além disso, manter o controle de estoque pode ser mais ou tão complicado quanto.
Para resolver esse problema, acompanhe as dicas e orientações fornecidas neste artigo sobre o assunto.
O que é gestão de estoque e qual a sua importância?
Gestão de estoque compreende todas as atividades de planejamento, organização, monitoramento e controle dos fluxos de materiais dentro de uma empresa. Esse processo abrange desde a aquisição da matéria-prima ou produto final, passando pelo armazenamento adequado, inventário até a separação e entrega ao cliente final.
Em um mercado competitivo como o atual, manter estoques que consigam atender as necessidades da empresa sem comprometer recursos desnecessariamente e manter o fluxo, é um desafio que pode significar um diferencial de atendimento frente aos concorrentes.
O estoque pode ser formado para ter reserva de produtos, para poder à demanda de consumidores por um determinado período, para manter a produção funcionando sem interrupções ou para garantir preços melhores. Todas essas razões são válidas e devem ser observadas na hora de projetar a gestão de estoque.
Porém, é importante ter sempre em mente que itens em estoque estão mais sujeitos a furtos (até mesmo por funcionários), quebra, obsolescência ou perda do prazo de validade.
Inicialmente é necessário definir a localização do estoque e as melhores práticas de gerenciamento de estoque visando minimizar as perdas por mau acondicionamento.
Assim, definir os produtos e suas quantidades mínima e máxima que se deve trabalhar para cada item. É muito importante para a programação dos recursos financeiros que estão sendo investidos no estoque é saber quais os itens de maior rotatividade e também os que oferecem maiores lucros.
A periodicidade é outro fator que deve ser bem observado quando as compras de reposição e monitoramento de estoque são realizadas: diariamente, semanalmente, mensalmente?
Na busca das empresas por obter vantagens competitivas em relação aos concorrentes, atender os consumidores no momento e na quantidade desejados é fator decisivo para o sucesso, e isto só é possível com um controle rigoroso de estoque.
Em um mercado altamente dinâmico, o controle preciso do estoque impacta diretamente o capital de giro e a lucratividade do negócio. A falta de acompanhamento pode acarretar sérios problemas operacionais, tais como:
- Perdas por obsolescência ou vencimento: Itens armazenados por tempo excessivo perdem valor de mercado ou ultrapassam a data de validade.
- Furtos e extravios: Sem uma contagem e monitoramento contínuo, a identificação de divergências torna-se praticamente impossível.
- Custo de oportunidade: O capital investido em excesso de estoque deixa de ser direcionado para áreas estratégicas, como marketing ou expansão.
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Como o Código de Barras Revoluciona o Controle de Estoque
Fazer o controle de estoque de forma manual — utilizando papel ou planilhas sem integração — é uma das principais causas de erros operacionais no varejo e na indústria. A introdução do código de barras automatiza o processo de leitura e registro de dados, eliminando falhas de digitação humana e otimizando o tempo gasto na conferência.
Ao utilizar leitores ópticos ou coletores de dados integrados ao seu sistema de gestão (ERP), cada movimentação de entrada ou saída atualiza instantaneamente o saldo do estoque. Isso possibilita:
- Entradas e baixas automáticas durante a expedição e vendas;
- Conferência rápida e precisa no recebimento de cargas;
- Auditorias de inventário realizadas em uma fração do tempo tradicional;
- Rastreamento completo por lote e data de validade.
Tipos de Códigos de Barras Essenciais para a Operação Logística
Cada formato de código de barras atende a uma necessidade específica dentro da cadeia de suprimentos. Compreender essas diferenças é crucial para estruturar uma operação eficiente:
| Padrão / Tipo | Estrutura | Aplicação Principal | Uso no Estoque |
|---|---|---|---|
| EAN-13 | 13 dígitos numéricos | Produtos individuais no Ponto de Venda (PDV) | Baixa de estoque por unidade vendida ou separada |
| DUN-14 (ITF-14) | 14 dígitos numéricos com bordas grossas | Caixas de papelão e embalagens coletivas | Recebimento e movimentação de caixas fechadas no armazém |
| EAN-8 | 8 dígitos numéricos | Embalagens pequenas onde o EAN-13 não cabe | Identificação de itens de dimensões reduzidas |
| GS1-128 / Código 128 | Alfanumérico (letras e números) | Logística avançada, saúde e paletes | Armazena lote, data de validade, número de série e peso |
| QR Code / Data Matrix | Código Bidimensional (2D) | Rastreabilidade, links e controle de produção | Leitura com smartphones para localização interna e manutenção |
Por que a gestão de estoques é tão importante?
Empresas que atuam como fabricantes ou montadoras, voltadas para a produção de bens, dependem fortemente de uma gestão profissional de estoque por uma série de razões.
No final das contas, uma empresa que dependa de produção não pode sobreviver sem um bom sistema de gestão de estoques.
Veja, então, algumas razões para ter um bom sistema de gestão de estoques:
1. Atender às demandas de forma constante.
A demanda por bens e serviços específicos não será a mesmo durante todo o ano. Por exemplo, a venda de condicionadores de ar tem picos durante o verão e vai para baixo durante o inverno.
Roupas também tem uma demanda muito sazonal, curtas no verão e longas e quentes no inverno. Dessa forma, um estoque bem planejado permitirá que uma empresa cumpra as exigências, que, como todos sabemos, é a chave para aumentar a receita e o atendimento integral da demanda.
2. Continuidade das operações.
A gestão de estoque cautelosa permitirá a uma empresa executar suas operações sem problemas, com continuidade. Por exemplo, se uma organização fabrica produtos que dependem de matérias-primas, é evidente que a empresa precisa de um bom estoque de matérias-primas para que as operações sigam sem contratempos.
3. Economia nas operações.
Um sistema de gerenciamento de estoques bem administrado permite que uma empresa possa cortar custos. Por exemplo, quando a época das festas chega e a empresa prevê um aumento na demanda por alguns produtos, ela pode adquirir mercadorias em quantidade com antecedência, negociar preços e armazená-las para a temporada.
Os principais benefícios deste exercício são que a empresa pode atender toda a demanda e quando ele compra em quantidade e de maneira planejada, obtém descontos e, então podemos observar que o controle de estoque está sendo feito por gestores profissionais.
Os 4 Pilares da Gestão de Estoque Eficiente
Para estruturar uma operação sólida e previsível, a gestão precisa ser sustentada por quatro pilares fundamentais:
- Previsão de Demanda: Análise do histórico de vendas e de sazonalidades para determinar a quantidade exata a ser comprada, evitando escassez ou excesso.
- Monitoramento e Acuracidade: Controle em tempo real da quantidade exata de cada SKU disponível no armazém.
- Qualidade e Organização do Armazenamento: Definição de layout eficiente para garantir agilidade na movimentação e conservação adequada das mercadorias.
- Rastreabilidade Operacional: Capacidade de acompanhar a trajetória do item desde o recebimento do fornecedor até o ponto de venda (PDV).
Dicas para manter o controle de estoque
Para ajudar na filtragem dos melhores fornecedores para o seu negócio, concentre-se naqueles que oferecem um equilíbrio entre qualidade, preço, prazo de entrega e prazo de pagamento.
Assim, analise esses fatores e, após a escolha, invista em relacionamento com eles. Essa é uma boa estratégia para conseguir vantagens nas negociações e, de quebra, melhorar a imagem do seu negócio tendo produtos sempre em estoque com boa qualidade e preços justos.
Procure trabalhar com estoque reduzido.
Trabalhando com os fornecedores certos e mantendo um controle de dados sobre entrada e saída de mercadorias, você poderá estabelecer um estoque ajustado alinhando a previsão de demanda com o prazo de entrega.
Esse é um grande segredo para adotar um controle de estoque otimizado. Trabalhe com um estoque suficiente para atender as vendas e ter a reposição necessária no tempo certo. Assim a gestão de estoque será mais prática e eficiente.
Para otimizar ainda mais o seu estoque é manter um controle separado dos produtos que registram maior saída dos menos vendidos. Geralmente, os menos vendidos trazem maior lucratividade e não podem faltar: costumam ser aqueles mais difíceis de encontrar e que só a sua loja tem.
Tenha sempre cuidado para não ficar sem disponibilidade desses produtos, afinal eles podem definir uma estratégia competitiva para o seu negócio frente aos concorrentes.
Procure utilizar uma ferramenta de apoio.
Existem muitas formas de automatizar o seu controle de estoque. Alguns deles possuem recursos bem fáceis de serem implantados que com certeza vão melhorar a gestão do seu comércio.
Cadastro de Produto / Estoque Atual.
Para ter um controle básico de gestão de estoque é cadastrar todos os seus produtos no sistema atribuindo a informação de estoque atual, ou seja, exatamente quantas unidades você possui de cada produto.
Assim, é preciso que, ao realizar uma venda a quantidade vendida será abatida do estoque.
Quais são os passos para manter o controle de estoque?
A organização e controle da gestão de estoque ainda é um desafio muito grande para os gestores de empresa e, por isso, uma gestão eficiente nesse sentido se tornou um diferencial competitivo.
A dificuldade em organizar os produtos, fazer com que a equipe ajude na manutenção e acertar na quantidade de itens para atender a demanda, anulando os prejuízos e perdas, pode ser solucionada com algumas ações práticas.
Veja dicas de gestão de estoque que podem contribuir para o crescimento do seu negócio.
1. Faça previsões.
Fazer um levantamento do histórico de vendas da sua empresa é uma excelente estratégia para manter o estoque com todos os itens necessários, porém sem excessos. As expectativas do mercado também devem ser levadas em consideração para conseguir identificar as sazonalidades e tendências.
As faltas ou excessos podem criar prejuízos para a empresa, pois quando você deixa de atender as necessidades do cliente, ele certamente procurará a concorrência.
Além disso, existe um custo de manutenção do estoque e redução da capacidade de investimento da organização quando é armazenada uma quantidade maior do que o necessário.
2. Automatize os processos.
Hoje, é possível encontrar ferramentas de gestão de estoque eficientes e que oferecem um ótimo auxílio para a empresa. Escolha o software que atenderá melhor as necessidades de sua organização e treine sua equipe adequadamente para utilizar da tecnologia.
Assim, de maneira geral, essas ferramentas produzem relatórios de inventários, relação de recebimento, armazenamento, separação, expedição, etc. Esses relatórios trarão mais segurança para executar suas atividades e vão proporcionar maior precisão no momento da tomada de decisão.
3. Estabeleça uma organização.
A organização do estoque traz diversos benefícios para a empresa, maior agilidade, rotatividade correta do produto, redução de perdas, controle das mercadorias, contagem correta do inventário, etc.
A melhor maneira de organizar a gestão de estoque vai depender do tipo de produto que você comercializa, pois existem particularidades em alguns itens. A estocagem de produtos perecíveis é um bom exemplo de como é importante conhecer bem seus itens antes de estabelecer um método de organização.
Existem insumos que precisam ser refrigerados, outros congelados, alguns que não podem perder temperatura senão estragam em um intervalo de tempo muito rápido, empilhamento máximo, etc.
4. Realize o inventário periodicamente.
A contagem do inventário é uma técnica de conferência que permite o controle maior dos itens armazenados e a análise dos dados obtidos. Por meio dessa prática, é possível identificar os erros e diferenças em relação ao sistema, prevenir desvios, avaliar os pedidos de compra, a rotatividade dos produtos e forma de utilização.
5. Invista no Self Storage.
O espaço físico disponível para a empesa manter seu armazenamento representa muito da capacidade de repor as mercadorias em tempo hábil sem prejudicar as vendas.
Porém, existem muitas organizações que não possuem esse espaço físico suficiente e acabam buscando soluções alternativas para isso. O Self Storage é uma boa opção para resolver esse problema, pois possibilita a empresa armazenar seus produtos de maneira segura e prática.
As instalações são ideais para a armazenagem e estão, de maneira geral, localizadas de maneira estratégica, oferecendo também tratamentos contra pragas, seguros contra roubo, incêndio e vários outros benefícios
Quais são os erros mais cometidos na hora de criar um controle de estoque?
Agora que você já sabe o que fazer para manter um bom sistema de gestão de estoque, veja quais são os principais erros cometidos e atente-se para não os realizar.
1. Perder de vista os 20% dos produtos que representam 80% da sua venda.
A análise periódica da demanda deve garantir que você tenha sempre em estoque aqueles que são os carros-chefes de sua empresa e impulsionam o crescimento.
2. Perder o pico da sazonalidade.
A culpa dessa perda, em geral, infelizmente ainda recai sobre atrasos do fornecedor, mas muitos erros ocorrem no processo de compras. Monitore constantemente sua operação.
3. Negociar prazos e descontos com fornecedores sem prever atrasos e reajustes.
Ainda existe no varejo a situação de se mentir para o papel, o controle das organizações. Quando a empresa faz o pedido fora do timing ou em cima da hora, cria-se um ciclo vicioso de fingimentos: a empresa finge que pediu a tempo, o industrial finge que vai entregar e você e as pessoas da empresa fingem que vão vender.
Esse cenário impede que a cadeia de confiança esteja estabelecida e o risco de haver ruptura de mercadorias fica muito alto. Em geral, esse número, hoje, gira em torno de 20%.
4. Não alimentar continuamente as lojas com itens básicos.
Eles podem não ser o motivo pelo qual a loja existe, mas sempre vendem. No mercado de moda, por exemplo, o consumidor sempre estará de olho numa boa camiseta branca, na legging preta, no short jeans.
5. Não se antecipar
Não improvise na gestão de estoque, nem espere as coisas acontecerem! Seja analítico e corajoso para cortar o custo desnecessário sempre, que não agrega valor ao negócio. E tenha na gaveta mental estratégias de reação rápidas para estar à frente.
Perguntas frequentes sobre código de barras na gestão de estoque
Qual a diferença entre EAN-13 e DUN-14 na gestão de estoque?
O código EAN-13 é utilizado principalmente para identificar unidades individuais de produtos no ponto de venda. Já o DUN-14 (também conhecido como ITF-14 em determinadas aplicações) é utilizado para identificar caixas e embalagens coletivas, facilitando o recebimento, a movimentação e a contagem de mercadorias no estoque.
É obrigatório ter código de barras para controlar o estoque?
Não é obrigatório utilizar código de barras para realizar o controle interno de estoque. Entretanto, essa tecnologia pode tornar a operação muito mais rápida e precisa, reduzindo erros de digitação, facilitando inventários e permitindo a integração do estoque com sistemas de gestão, leitores ópticos e plataformas de comércio eletrônico.
Como fazer inventário de estoque utilizando leitor óptico?
Para fazer um inventário utilizando um leitor óptico, o operador realiza a leitura dos códigos de barras dos produtos armazenados. O leitor envia os dados para o sistema de gestão, que registra as quantidades encontradas e permite compará-las com o estoque cadastrado. Dessa maneira, eventuais divergências podem ser identificadas e corrigidas com maior rapidez.
Este artigo é maravilhoso. Pois informa bem sobre como manter um bom controle de estoque e sobre os erros que são constantemente cometidos por várias organizações.