Automatização de processos: o que é, quando e como começar?

27/02/2018
Por cbbr
Automatização de processos: o que é, quando e como começar?
Avalie este artigo

A tecnologia é o facilitador da automatização de processos, e pode automatizar os fluxos de trabalho até o ponto em que a intervenção humana é desnecessária.

A automação pode economizar tempo e dinheiro, encanta os clientes que não precisam mais esperar na fila para que uma pessoa os atenda em uma determinada transação além de impedir um possível erro humano.

Quais processos podem ser automatizados?

Nem toda automatização de projetos é possível, por isso compete às empresas determinar quais processos são mais adequados para a automação e quais são os melhores manipulados pelos humanos.

Como as empresas selecionam quais processos de negócios devem ser automatizados?

As empresas começam por analisar os drivers estratégicos e operacionais para a melhoria de processos em suas organizações e indústrias.

Por exemplo, no mercado global de hoje, quase todas as empresas estão se sentindo pressionadas para que os bens sejam comercializados rapidamente e comercializar sempre que possível.

Em um ambiente altamente competitivo, as empresas também estão sob grande pressão para salvar suas operações para melhorar suas margens, pois nem sempre é possível aumentar os preços.

Consequentemente, com este cenário, estas empresas buscam automatização de processos os negócios que são operacionais no tempo e nos recursos, que estão sujeitos a erros humanos, e que podem ser acelerados com melhorias automáticas ​​através de máquinas e tecnologia.

Áreas em que a automatização de projetos traz grandes resultados

Processos de fábrica

Ao reduzir o trabalho manual neste departamento de uma empresa, as tarefas podem ser feitas uniformemente e com uma chance dramaticamente reduzida de erro humano.

Num chão de fabrica, por exemplo, automatizações relacionadas ao monitoramento de segurança, rastreamento de tempo e produtividade por linha de produção, gerenciamento de estoques. Compras e cobranças são exemplos de trabalhos repetitivos e que são totalmente possíveis de serem gerenciados pela automatização.

Para uma perfeita implementação, é necessário entender passo a passo da etapa de cada processo.

Bancos

Um excelente exemplo é o banco de crédito ou de empréstimos de dinheiro que realiza essas transações, envolvendo atendimento humano.

Um cliente vem e quer ser qualificado para um cartão de crédito ou um empréstimo.

Se um atendente for fazer a analise de créditos deste cliente, levara muito mais do que o dobro do tempo para dar o retorno para a pessoa.

Ao ponto que, se este processo passa por uma automatização, através de um software é possível executar a analise financeira e a verificação do credito do cliente quase que instantaneamente.

O sistema que verifica o empréstimo é capaz de informar ao cliente o montante de um empréstimo aprovado, para o qual ele se qualifica e em que taxa de juros e outras condições.

Outro ponto importante a ser considerado neste cenário, é que o banco também consegue detectar através do sistema qualquer padrão de fraude. O credito é imediatamente travado.

Processos de back-office de TI

Atualmente processos de TI e de back office de computadores, já passaram em sua maioria por automatização de projetos. Os computadores trabalham 24 horas por dia mesmo sem intervenção humana, eliminando a necessidade de equipes físicas de plantão.

Os funcionários podem ser ativados apenas por alertas automáticos se surgir uma alguma situação de processamento inusitado e que seja necessário intervenção humana.

Pesquisas gerais

Os benefícios das pesquisas automatizadas de banco de dados que usam dados importantes, bem como registros tradicionais, estão apenas começando a ser reconhecidos por sua capacidade de substituir funções que anteriormente, através de muito trabalho, funcionários realizavam.

Os fóruns que antes, eram abarrotados de papeis, processos e controles 100% manuais,  agora se beneficiam de pesquisas eletrônicas.

Outras empresas que utilizam muito o sistema de pesquisas, podemos considerar pesquisas cientificas, condições meteorológicas e climáticas, banco de dados de analise de riscos para seguros, etc.

9 etapas essenciais para introduzir a automação de projetos

Em muitas organizações, a qualidade é a peça chave!

Esses passos irão te ajudar automatização de projetos, desde o momento da implementação.

1. Convença a Administração

Não importa o quanto você esteja ansioso para implementar a automatização de projetos em sua empresa se seu gerente não estiver convencido sobre os benefícios desta mudança

Informe-os sobre os benefícios da automatização de projetos em detalhes e os reais benefícios.

É importante que saibam que em menos de 3 meses, dificilmente se ve algum resultado concreto

Diga-lhes que a automação de teste não é para substituir os processos manuais, mas para ajudar os processos na empresa.

Lembre-se, convencer sua administração é o primeiro e mais importante passo na introdução da automação de projetos em sua organização.

2. Use o sistema correto!

Este ponto merece um artigo a parte, pois ele é outro passo difícil no processo de iniciar a automatização de processos em uma empresa.

Existem várias ferramentas no mercado, mas você precisa selecionar as melhores soluções para sua aplicação.

As coisas mais importantes a serem consideradas ao selecionar um sistema adequado são :

  • O sistema deve estar no seu orçamento.
  • O sistema deve suportar tecnologias já usadas em seu trabalho.
  • Fornecer um bom mecanismo de relatórios para mostrar os resultados às partes interessadas da empresa

3. Padronize os  serviços e processos

A padronização de processos é um dos maiores benefícios da automação para a produtividade de uma empresa

  • evita que toda a operação seja paralisada caso o funcionário responsável por uma função importante precise se ausentar da empresa por um determinado período;
  • otimiza a produtividade da equipe, pois determina as funções específicas de cada colaborador;
  • elimina a “improvisação” em casos de imprevistos ou problemas na produção, pois há um roteiro preestabelecido a ser seguido em qualquer situação;
  • facilita o trabalho de novos colaboradores na equipe, eliminando as chances de que eles cometam erros durante seu processo de aprendizagem;
  • oferece liberdade para que os gestores ajustem e estruturem os processos conforme as necessidades da empresa.

4. Documente o passo a passo

Quando a estrutura é organizada, o plano de execução é conhecido e os recursos são treinados na nova ferramenta, agora é a hora certa para começar a escrever scripts.

Os scripts devem ser escritos de forma organizada com convenção de nomeação adequada. Os nomes dos processos devem ser comuns a todos da empresa, para que todos falem a mesma linguagem.

O controle de versão e o histórico devem ser mantidos.

Todas as melhores práticas de automatização de projetos devem ser tomadas baseadas nestes documentos.

5. Permita a integração dos bancos de dados

Uma das grandes falhas nos processos operacionais das empresas é a falta de comunicação entre os bancos de dados dos departamentos. Em muitos casos, as informações ainda são registradas em planilhas e em papéis, o que pode comprometer drasticamente a produtividade do negócio.

Para piorar, nem sempre há um sistema inteligente para interpretar os dados registrados. Um dos benefícios da automação de projetos é, portanto, a possibilidade de integrar os bancos de dados de todos os setores da empresa em um único sistema, tornando a comunicação e o compartilhamento de informações muito mais ágil e eficiente.

A integração dos dados pode, por exemplo, facilitar a construção de estratégias de publicidade da empresa, pois permitem que a equipe de marketing tenha acesso aos números do departamento de vendas, informações sobre os clientes e outros dados precisos em tempo real.

6.  Treine a equipe

Após escolher o melhor e mais adequado sistema e a contratação de recursos, o próximo passo é logicamente o treinamento dos funcionários.

Todos os usuários devem ser treinados em terminologias, relatórios, funções, etc. Se existe uma consultoria contratado para fazer a automatização, ele deve obter conhecimento sobre o produto, realizar testes e mostrar todos os resultados esperados.

O treinamento é crucial para uma boa implementação.

7. Relatórios

Os relatórios geralmente são fornecidos pelo sistema que foi implementado.

Todos os processos são captados, armazenados e posteriormente tabulados pelo sistema em forma de relatórios

Os usuários devem ter conhecimento das funções, saber puxar esses relatórios da forma correta para poder apresentar um resultado correto.

Conhecer quais relatórios o sistema extrai é fundamental!

O sistema ira permitir o funcionário extrair relatórios com informações oficiais da empresa com mais agilidade, exatidão e eficácia, como também registra tudo o que é realizado em tempo real e em um banco de dados.

Isso permite que os gestores tenham acesso a informações pertinentes e minuciosas tais como produção, o controle de estoque, o desempenho dos colaboradores, os números de vendas e os resultados financeiros da empresa.

Tais relatórios são muito importantes para a tomada de decisões e para a elaboração de planejamentos estratégicos para a empresa. Afinal, eles ajudam a detectar erros que poderiam afetar a produtividade do negócio a médio ou longo prazo, o que contribui com o aumento da competitividade da empresa.

Além disso, a equipe de marketing pode elaborar estratégias para divulgar a marca usando dados precisos como parâmetros.

8. Redução de custos

Um dos benefícios maiores benefícios da automatização de projetos para as empresas é a redução de custos. Ela é apenas uma consequência da aplicação de um sistema automatizado no negócio, pois:

  • a digitalização descarta a necessidade de lidar com documentos impressos (papel, tinta, eletricidade, custos de manutenção de equipamentos);
  • todos os processos são agilizados e resultam em melhores resultados para a empresa;
  • dados informatizados podem ser compartilhados e armazenados em servidores digitais, descartando a necessidade de adquirir unidades físicas como HDs, computadores, pendrives, CDs e outras mídias;
  • otimiza o nível de segurança dos dados, evitando que eles sejam perdidos por conta de avarias nos equipamentos, vírus ou outras situações que possam afetar sua integridade;
  • melhora a produtividade dos funcionários e evita o desperdício de mão de obra com tarefas mecânicas e repetitivas.

9. Otimiza a produtividade de todos os setores

Uma das funções da automatização de projetos é executar em sistemas automatizados tarefas que antes eram realizadas manualmente.

Automatizar processos operacionais que não exigem a inteligência de um ser humano é uma forma eficiente de aproveitar os recursos de que uma empresa dispõe.

Afinal, assim os colaboradores ficam livres de tarefas que podem ser realizadas pelo sistema, o que evita que ocorra uma sobrecarga de trabalho e permite que eles se dediquem a realizar projetos mais relevantes e estratégicos para a empresa.

Quando a automatização não é uma boa ideia

Uma regra cardinal é pensar com muito cuidado antes de introduzir a automação nos processos voltados para o cliente.

Um cliente pode apreciar ser capaz de reservar automaticamente um hotel ou uma reserva de viagem sem ter que esperar para falar com um agente de viagens, mas ela é consideravelmente menos apreciadora de uma automatização complicada de atendentes cheia de detalhes, ramificações.

Cuidado com a opinião do cliente!

As decisões que os seres humanos precisam fazer não são adequadas para a automação total.

Algumas empresas que introduziram automação baseada em voz descobriram que os mecanismos sensoriais da automação são incapazes de capturar e responder a todas as variedades de informações que um atendente faria com muita esperteza e precisão.

Tradutores de linguagem natural (por exemplo, de inglês para espanhol) são um excelente exemplo. A enunciação e a tradução nem sempre são perfeitas, então você corre o risco de introduzir erros de comunicação que podem gerar um erro em um processo comercial.

As melhorias que a automatização de projetos traz para a empresa são intangíveis e são os agentes capazes de promover o aumento da competitividade da empresa em relação aos seus concorrentes.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *