Briefing: o que é e como preparar um para sua empresa
O briefing é a melhor maneira de estabelecer uma boa comunicação com o seu cliente. O conceito é muito comum na publicidade e serve como um filtro entre o cliente e a equipe. Uma espécie de tradução das necessidades do cliente para as capacidades de uma agência de solucionar o problema.
Essa ferramenta é essencial na criação de bons relacionamentos. A sua falta ocasiona em problemas de comunicação e consequentemente no fim de parcerias. E não é isso que você e o seu cliente querem, certo?
Entender a dificuldade do seu cliente e traduzir isso para os serviços que a sua empresa realiza é essencial. Isso faz com que você solucione os problemas do dele e assim essa relação seja produtiva e duradoura. Essa, em resumo, é a função do briefing nas agências.
Você sabia que pode aplicá-lo à sua empresa? Não? Pois esse artigo foi feito para você que quer saber mais sobre essa ferramenta, suas vantagens, benefícios e resultados. Além disso vamos mostrar como a sua empresa pode adotar um. Vamos nessa?
Briefing: o que é?
O briefing é uma espécie de estratégia que você traça junto a sua empresa para resolver os problemas do seu cliente.
Imagine uma missão, sempre existe o líder, que explana um plano que tem passos a serem seguidos. Da mesma maneira funciona a ferramenta. É uma forma de garantir que o produto ou serviço chegue nas mãos do seu cliente sem problemas.
No briefing precisam estar contidas as informações necessárias para desenvolver um trabalho dentro das expectativas do cliente.
- É preciso que estejam inclusos nele:
- Detalhes sobre o produto do cliente.
- Como está a situação em que o cliente se encontra e a área de atuação.
- O perfil do consumidor, como ele é e suas necessidades.
- Os objetivos da empresa.
- Os objetivos do cliente.
Ah, e antes que esqueçamos: ele deve ser escrito de maneira sucinta. Não precisa ser extenso. As ideias e os pontos principais devem ser salientados de modo que ele tenha valor.
Qual a importância do briefing para uma empresa?
A empresa que se propõe a adotar o briefing adota para si uma série de vantagens. Algumas delas iremos expor abaixo de modo mais detalhado.
Organização: Quanto mais organizadas as informações do seu documento, melhor. Já falamos sobre isso. E, quanto mais fácil for de compreender os dados que estão nele, maior será o nível de organização.
Imagine o problema que a sua equipe, por exemplo, teria ao se deparar com uma pilha de papéis. Por essa razão, a ferramenta é importante para a organização do processo produtivo.
Inspiração: É através da construção de um bom briefing que os melhores resultados podem ser extraídos de sua equipe. Isso porque, sem entender as necessidades do seu cliente, o trabalho pode ficar estagnado.
Sintetize as informações do seu cliente. Ele é a principal fonte de informações para o seu negócio executar com perfeição o que se propõe. Conseguindo, dessa maneira, atender às expectativas de seus clientes.
Bons trabalhos: Conhecendo detalhadamente a história e os desejos do cliente as chances de algo dar errado é mínima. Proporcionalmente, os resultados tendem a ser incríveis!
Por essa razão e preciso reservar um tempo para executar esse trabalho. O retorno desse tipo de serviço tende a ser positivo.
Planejamento: Além de ser útil na compreensão das necessidades do seu cliente o briefing tem como função oferecer um planejamento a ser seguido. Com isso, as chances de erros ou ruídos de comunicação são reduzidas a quase zero.
Isso, sem comentar, que transmite uma imagem de empresa organizada.
Quais são os itens básicos do briefing?
Em primeiro lugar, o seu briefing deve conter informações básicas, tais como o objetivo do projeto. Aqui você irá descobrir quais são os objetivos do cliente com a sua empresa.
Além disso, o orçamento deve ser questionado ao seu cliente. Isso porque dependendo do quanto ele tiver disponível para uma campanha/projeto/produto/serviço isso variará para o nível de serviço que a sua empresa pode oferecer.
A ideia, nesse quesito, é ajustar o projeto ao orçamento sem que haja perdas na qualidade do serviço oferecido.
O prazo é outro item que deve ser definido. Isso porque a maioria dos clientes não tem ciência do tempo de duração de um serviço. Esse é o momento de verificar a urgência desses serviços.
Esse detalhe e crucial para o cumprimento ou não deste tempo de serviço. Se, por acaso, sentir que a sua empresa não tem condições de realizar no prazo definido pelo cliente, informe-o.
A definição de um público-alvo é essencial. Na publicidade, por exemplo, isso pode definir na linguagem de uma campanha, nas imagens, no estilo e até mesmo nos meios de publicação.
Sabendo disso, você poderá definir de maneira mais específica o direcionamento do seu projeto. Além, claro de definir quem é a persona do negócio.
O escopo do projeto deve também estar incluso. Para isso, é preciso definir muito bem os detalhes do que o seu cliente oferece de informações para a construção do briefing.
Ter acesso ao portfólio do cliente é essencial para definir uma identidade visual característica do produto ou serviço a ser oferecido.
Isso influi totalmente no estilo que o cliente adota para seus serviços. Pedir exemplos ajuda bastante nessa hora.
Como fazer um briefing?
Para se ter um projeto bem desenvolvido ter pouco conteúdo é essencial. As informações que estão contidas nele devem, de alguma forma, impactar positivamente na estratégia.
Para fazer um bom briefing são necessários os seguintes pontos:
- Pessoas Certas
Encontre dentro da empresa as pessoas certas para divulgar as informações sobre produtos, mercado de atuação e sobre clientes. Essa pessoa ajuda a entender melhor o posicionamento atual da empresa.
Além disso, ela também ajudará a definir quais são os caminhos que você irá seguir para acertar o plano de ação. São conteúdos de interesse:
- Pesquisa de mercado.
- Faturamento anual.
- Número de funcionários.
- Métricas da empresa nas redes sociais.
- Tiquete médio.
Seja o gerente, o próprio dono da empresa ou o chefe de vendas, essa pessoa deve transmitir informações de grande valor. São importantes, então para a destacar o melhor entendimento sobre os posicionamentos do seu negócio, como já foi dito.
- Organize Reuniões
Antes de elaborar o briefing definitivo e para que ele fique completo, é preciso organizar reuniões. Essas reuniões devem acontecer, principalmente com o responsável pela empresa.
Da mesma maneira que o documento é sucinto e direto, as reuniões devem ser realizadas de maneira rápida e de maneira produtiva.
Para a produção de uma boa ferramenta é preciso que se estipule o tempo para resposta das perguntas do briefing.
Além disso, ele deve ser adequado à estrutura da empresa. Sem esquecer nunca que quanto mais simples ele é, mais objetivo ele se torna.
- Informações centralizadas e simplicidade
Já comentamos sobre isto, mas não custa repetir: reduza os dados que você vai inserir neste documento. Sintetize as ideias, deixe-as mais fáceis de ser “digeridas” por sua equipe.
Adequando até mesmo a linguagem, eliminando, por consequência as informações dispensáveis.
Evite termos técnicos, para que a criatividade possa ser mais facilmente estimulada. Além disso, é uma maneira de deixar o texto menos cansativo.
Claro, para toda regra há uma exceção, então, quando for imprescindível o uso dos termos técnicos, sem problemas. Basta explicá-lo em um espaço visível para quem vai ler o documento.
- O processo precisa estar claro para você e não se prenda ao roteiro
Escutar as informações transmitidas pelo cliente e importante. Entretanto, quem está produzindo o documento precisa agir ativamente na sua construção.
Opinar, questionar, oferecer sugestões é válido nesses momentos. Isso evita que, na hora de produzir o seu trabalho hajam dúvidas ou questionamentos de última hora.
Evita, também o desperdício de tempo que poderia ser gasto na produção e não na solução de problemas e equívocos.
Por isso um roteiro não deve ser seguido tão ao pé da letra. Modificá-lo, excluindo perguntas, inserindo outras, é uma maneira de criar um briefing funcional.
Por isso, e essencial que haja um espaço destinado a essas adaptações.
Que perguntas um briefing deve fazer?
Isso varia de acordo com os interesses da empresa e do cliente. Existem uma infinidade de modelos disponíveis.
O site Marketing de Conteúdo contribui com um modelo de 10 perguntas. Tendo como base um briefing de um produto que seja novo no mercado. Abaixo você confere as sugestões oferecidas:
- Quem e o responsável pela fabricação/produção do seu produto/serviço?
- Qual a matéria-prima/fonte do produto/serviço?
- Como o cliente pode adquirir este produto/serviço?
- Qual a aceitação do mercado para este tipo de produto/serviço?
- Quais os benefícios e vantagens que ele oferece para quem os adquire?
- Em relação à concorrência, qual o maior diferencial?
- Qual é o público-alvo deste produto ou serviço?
- Se ele já está sendo propagado, onde está sendo veiculado?
- Seu produto já foi premiado alguma vez?
- Existe sazonalidade para o seu produto ou serviço? Qual o melhor período de vendas para ele?
A partir desse modelo, é possível construir um bom briefing, embora, como dissemos, é possível modificá-lo. Adequá-lo às necessidades e ao perfil da sua empresa é essencial.
Essa, então, é uma boa maneira de garantir que ele atinja o objetivo de satisfazer melhor o seu cliente. Construí-lo, ainda, de maneira simples e funcional é a garantia que você pode ter de estar garantindo um ganho de tempo de serviço.
Conclusão
O briefing é uma forma muito prática de organizar a sua empresa com relação à sua produtividade. Além disso é uma forma de garantir que a relação entre você e seu cliente se estabeleçam da melhor maneira.
Podemos perceber que a sua construção é essencial para que a empresa se desenvolva em parceria com os seus principais clientes. Uma vez que os seus produtos tenderão a ser feitos com base em um documento que responde a diversos questionamentos.
Popular na publicidade, ele pode facilmente ser aplicado ao seu negócio. Isso porque é uma forma fácil, simples e rápida de oferecer informações e dados essenciais para a construção perfeita de atendimento das necessidades de ambas as partes.
Isso sem falar que o documento é importante também na hora de transmitir um clima organizacional maior.
Como dissemos inúmeras vezes, a simplicidade de sua composição é o segredo para o entendimento das necessidades das empresas.
Por isso, evitar o uso de linguagem técnica e facilitar o acesso ao que é essencial no job facilita a sua vida e a de sua equipe. Por isso, cada vez maior é o número de empresas que utiliza essa ferramenta como modo de otimizar serviços.
E agora, que você já sabe como produzir um briefing de qualidade, utilize um em sua empresa. Tome o modelo oferecido neste artigo como base e adapte-o às necessidades do seu negócio – para assim obter os melhores resultados.
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