Briefing: o que é e como preparar um para sua empresa

12/01/2018
Por cbbr
Briefing: o que é e como preparar um para sua empresa
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O briefing é a melhor maneira de estabelecer uma boa comunicação com o seu cliente. O conceito é muito comum na publicidade e serve como um filtro entre o cliente e a equipe. Uma espécie de tradução das necessidades do cliente para as capacidades de uma agência de solucionar o problema.

Essa ferramenta é essencial na criação de bons relacionamentos. A sua falta ocasiona em problemas de comunicação e consequentemente no fim de parcerias. E não é isso que você e o seu cliente querem, certo?

Entender a dificuldade do seu cliente e traduzir isso para os serviços que a sua empresa realiza é essencial. Isso faz com que você solucione os problemas do dele e assim essa relação seja produtiva e duradoura. Essa, em resumo, é a função do briefing nas agências.

Você sabia que pode aplicá-lo à sua empresa? Não? Pois esse artigo foi feito para você que quer saber mais sobre essa ferramenta, suas vantagens, benefícios e resultados. Além disso vamos mostrar como a sua empresa pode adotar um. Vamos nessa?

Briefing: o que é?

O briefing é uma espécie de estratégia que você traça junto a sua empresa para resolver os problemas do seu cliente.

Imagine uma missão, sempre existe o líder, que explana um plano que tem passos a serem seguidos. Da mesma maneira funciona a ferramenta. É uma forma de garantir que o produto ou serviço chegue nas mãos do seu cliente sem problemas.

No briefing precisam estar contidas as informações necessárias para desenvolver um trabalho dentro das expectativas do cliente.

  • É preciso que estejam inclusos nele:
  • Detalhes sobre o produto do cliente.
  • Como está a situação em que o cliente se encontra e a área de atuação.
  • O perfil do consumidor, como ele é e suas necessidades.
  • Os objetivos da empresa.
  • Os objetivos do cliente.

Ah, e antes que esqueçamos: ele deve ser escrito de maneira sucinta. Não precisa ser extenso. As ideias e os pontos principais devem ser salientados de modo que ele tenha valor.

Qual a importância do briefing para uma empresa?

A empresa que se propõe a adotar o briefing adota para si uma série de vantagens. Algumas delas iremos expor abaixo de modo mais detalhado.

Organização: Quanto mais organizadas as informações do seu documento, melhor. Já falamos sobre isso. E, quanto mais fácil for de compreender os dados que estão nele, maior será o nível de organização.

Imagine o problema que a sua equipe, por exemplo, teria ao se deparar com uma pilha de papéis. Por essa razão, a ferramenta é importante para a organização do processo produtivo.

Inspiração: É através da construção de um bom briefing que os melhores resultados podem ser extraídos de sua equipe. Isso porque, sem entender as necessidades do seu cliente, o trabalho pode ficar estagnado.

Sintetize as informações do seu cliente. Ele é a principal fonte de informações para o seu negócio executar com perfeição o que se propõe. Conseguindo, dessa maneira, atender às expectativas de seus clientes.

Bons trabalhos: Conhecendo detalhadamente a história e os desejos do cliente as chances de algo dar errado é mínima. Proporcionalmente, os resultados tendem a ser incríveis!

Por essa razão e preciso reservar um tempo para executar esse trabalho. O retorno desse tipo de serviço tende a ser positivo.

Planejamento: Além de ser útil na compreensão das necessidades do seu cliente o briefing tem como função oferecer um planejamento a ser seguido. Com isso, as chances de erros ou ruídos de comunicação são reduzidas a quase zero.

Isso, sem comentar, que transmite uma imagem de empresa organizada.

Quais são os itens básicos do briefing?

Em primeiro lugar, o seu briefing deve conter informações básicas, tais como o objetivo do projeto. Aqui você irá descobrir quais são os objetivos do cliente com a sua empresa.

Além disso, o orçamento deve ser questionado ao seu cliente. Isso porque dependendo do quanto ele tiver disponível para uma campanha/projeto/produto/serviço isso variará para o nível de serviço que a sua empresa pode oferecer.

A ideia, nesse quesito, é ajustar o projeto ao orçamento sem que haja perdas na qualidade do serviço oferecido.

O prazo é outro item que deve ser definido. Isso porque a maioria dos clientes não tem ciência do tempo de duração de um serviço. Esse é o momento de verificar a urgência desses serviços.

Esse detalhe e crucial para o cumprimento ou não deste tempo de serviço. Se, por acaso, sentir que a sua empresa não tem condições de realizar no prazo definido pelo cliente, informe-o.

A definição de um público-alvo é essencial. Na publicidade, por exemplo, isso pode definir na linguagem de uma campanha, nas imagens, no estilo e até mesmo nos meios de publicação.

Sabendo disso, você poderá definir de maneira mais específica o direcionamento do seu projeto. Além, claro de definir quem é a persona do negócio.

O escopo do projeto deve também estar incluso. Para isso, é preciso definir muito bem os detalhes do que o seu cliente oferece de informações para a construção do briefing.

Ter acesso ao portfólio do cliente é essencial para definir uma identidade visual característica do produto ou serviço a ser oferecido.

Isso influi totalmente no estilo que o cliente adota para seus serviços. Pedir exemplos ajuda bastante nessa hora.

Como fazer um briefing?

Para se ter um projeto bem desenvolvido ter pouco conteúdo é essencial. As informações que estão contidas nele devem, de alguma forma, impactar positivamente na estratégia.

Para fazer um bom briefing são necessários os seguintes pontos:

  • Pessoas Certas

Encontre dentro da empresa as pessoas certas para divulgar as informações sobre produtos, mercado de atuação e sobre clientes. Essa pessoa ajuda a entender melhor o posicionamento atual da empresa.

Além disso, ela também ajudará a definir quais são os caminhos que você irá seguir para acertar o plano de ação. São conteúdos de interesse:

  • Pesquisa de mercado.
  • Faturamento anual.
  • Número de funcionários.
  • Métricas da empresa nas redes sociais.
  • Tiquete médio.

Seja o gerente, o próprio dono da empresa ou o chefe de vendas, essa pessoa deve transmitir informações de grande valor. São importantes, então para a destacar o melhor entendimento sobre os posicionamentos do seu negócio, como já foi dito.

  • Organize Reuniões

Antes de elaborar o briefing definitivo e para que ele fique completo, é preciso organizar reuniões. Essas reuniões devem acontecer, principalmente com o responsável pela empresa.

Da mesma maneira que o documento é sucinto e direto, as reuniões devem ser realizadas de maneira rápida e de maneira produtiva.

Para a produção de uma boa ferramenta é preciso que se estipule o tempo para resposta das perguntas do briefing.

Além disso, ele deve ser adequado à estrutura da empresa. Sem esquecer nunca que quanto mais simples ele é, mais objetivo ele se torna.

  • Informações centralizadas e simplicidade

Já comentamos sobre isto, mas não custa repetir: reduza os dados que você vai inserir neste documento. Sintetize as ideias, deixe-as mais fáceis de ser “digeridas” por sua equipe.

Adequando até mesmo a linguagem, eliminando, por consequência as informações dispensáveis.

Evite termos técnicos, para que a criatividade possa ser mais facilmente estimulada. Além disso, é uma maneira de deixar o texto menos cansativo.

Claro, para toda regra há uma exceção, então, quando for imprescindível o uso dos termos técnicos, sem problemas. Basta explicá-lo em um espaço visível para quem vai ler o documento.

  • O processo precisa estar claro para você e não se prenda ao roteiro

Escutar as informações transmitidas pelo cliente e importante. Entretanto, quem está produzindo o documento precisa agir ativamente na sua construção.

Opinar, questionar, oferecer sugestões é válido nesses momentos. Isso evita que, na hora de produzir o seu trabalho hajam dúvidas ou questionamentos de última hora.

Evita, também o desperdício de tempo que poderia ser gasto na produção e não na solução de problemas e equívocos.

Por isso um roteiro não deve ser seguido tão ao pé da letra. Modificá-lo, excluindo perguntas, inserindo outras, é uma maneira de criar um briefing funcional.

Por isso, e essencial que haja um espaço destinado a essas adaptações.

Que perguntas um briefing deve fazer?

Isso varia de acordo com os interesses da empresa e do cliente. Existem uma infinidade de modelos disponíveis.

O site Marketing de Conteúdo contribui com um modelo de 10 perguntas. Tendo como base um briefing de um produto que seja novo no mercado. Abaixo você confere as sugestões oferecidas:

  1. Quem e o responsável pela fabricação/produção do seu produto/serviço?
  2. Qual a matéria-prima/fonte do produto/serviço?
  3. Como o cliente pode adquirir este produto/serviço?
  4. Qual a aceitação do mercado para este tipo de produto/serviço?
  5. Quais os benefícios e vantagens que ele oferece para quem os adquire?
  6. Em relação à concorrência, qual o maior diferencial?
  7. Qual é o público-alvo deste produto ou serviço?
  8. Se ele já está sendo propagado, onde está sendo veiculado?
  9. Seu produto já foi premiado alguma vez?
  10. Existe sazonalidade para o seu produto ou serviço? Qual o melhor período de vendas para ele?

A partir desse modelo, é possível construir um bom briefing, embora, como dissemos, é possível modificá-lo. Adequá-lo às necessidades e ao perfil da sua empresa é essencial.

Essa, então, é uma boa maneira de garantir que ele atinja o objetivo de satisfazer melhor o seu cliente. Construí-lo, ainda, de maneira simples e funcional é a garantia que você pode ter de estar garantindo um ganho de tempo de serviço.

Conclusão

O briefing é uma forma muito prática de organizar a sua empresa com relação à sua produtividade. Além disso é uma forma de garantir que a relação entre você e seu cliente se estabeleçam da melhor maneira.

Podemos perceber que a sua construção é essencial para que a empresa se desenvolva em parceria com os seus principais clientes. Uma vez que os seus produtos tenderão a ser feitos com base em um documento que responde a diversos questionamentos.

Popular na publicidade, ele pode facilmente ser aplicado ao seu negócio. Isso porque é uma forma fácil, simples e rápida de oferecer informações e dados essenciais para a construção perfeita de atendimento das necessidades de ambas as partes.

Isso sem falar que o documento é importante também na hora de transmitir um clima organizacional maior.

Como dissemos inúmeras vezes, a simplicidade de sua composição é o segredo para o entendimento das necessidades das empresas.

Por isso, evitar o uso de linguagem técnica e facilitar o acesso ao que é essencial no job facilita a sua vida e a de sua equipe. Por isso, cada vez maior é o número de empresas que utiliza essa ferramenta como modo de otimizar serviços.

E agora, que você já sabe como produzir um briefing de qualidade, utilize um em sua empresa. Tome o modelo oferecido neste artigo como base e adapte-o às necessidades do seu negócio – para assim obter os melhores resultados.

E aí, gostou do artigo acima? Que tal deixar um comentário abaixo? Não esqueça de compartilhar em suas redes sociais e de marcar os seus amigos. Fique de olho em mais novidades para você e sua empresa e até a próxima!

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