Evento corporativo: Guia prático de como organizar e escolher o melhor local
Organizar um evento corporativo pode ser uma tarefa realmente difícil. Principalmente para quem não costuma organizar eventos, pois para se conseguir ter um bom resultado é necessário levar em consideração muitos fatores.
Veja dicas e orientações para organizar um evento corporativo e ter sucesso na ocasião!
Um bom planejamento é ideal.
Para organizar um bom evento corporativo você deve levar em consideração que a parte principal de um projeto é o planejamento. Por isso, definir estratégias e separar todo o processo em etapas é essencial para que tudo saia exatamente como você quer.
Dessa forma, para planejar como acontecerá o evento corporativo da sua empresa, será necessário, antes de qualquer coisa, determinar qual será a estratégia que será usada.
Para isso, defina qual o público que você deseja atingir para determinar programações, espaços e até horários. Por exemplo, se os convidados forem clientes ou fornecedores, será preciso apresentar as principais informações em relação à organização.
Assim, se ocorrer de o evento corporativo ser direcionado para o público interno, você necessitará dar destaque na melhora e descontração para consegui um ambiente interno positivo em relação à sua empresa.
- O que levar em consideração na hora do planejamento?
Existem alguns pontos a serem abordados na hora de planejar o evento corporativo da sua empresa. Veja quais são e, posteriormente, como trabalha-los.
- Seja precavido(a) referente à problemas. Busque começar essa tarefa rapidamente, faça isso determinando quais são as prioridades e estude todos os prazos burocráticos (se houverem).
- Avalie qual o porte da sua empresa na hora de fazer o planejamento, dependendo do caso, avalie quais são os setores da empresa que estarão envolvidos para solicitar os pedidos nos prazos determinados.
- Planejar o material gráfico para o seu evento corporativo com antecedência pode garantir que todos estarão devidamente prontos. São exemplos: crachás, certificados, pastas, banners, convite, folhetos, impressão, etc.
- Defina quais serão as formas de divulgação e se será preciso a criação de um hotsite, de mobilizações nas mídias sociais, comunicados interiores, etc.
- Fazer as cotações com antecipação com fornecedores é ideal.
- Estudar o levantamento de custo com cuidado e tempo pode fazer toda a diferença na hora de economizar.
- Escolha os parceiros e fornecedores do seu evento corporativo com calma, principalmente se deseja oferecer serviços de alimentação, brindes, decoração, etc.
- A quantidade de participantes deve ser avaliada no momento do planejamento.
Não apenas em evento corporativo, a quantidade de participante é o que definirá todas as próximas etapas do que será organizado do evento. Para isso, existem muitos métodos que podem ajudar a definir essa estimativa.
Deve ser ressaltado que que em um evento corporativo as impressões sempre irão contar. Dessa forma, não é interessante alugar um local, ou grande demais, referente ao número de convidados, ou pequeno demais, e ter uma super lotação.
Na última situação, o conforto dos convidados do evento acaba sendo prejudicado, e isso pode ser um evento possível de voltar a acontecer posteriormente.
Com a intenção de evitar as duas situações, pergunte ao locatário do ambiente qual a quantidade de pessoas que o ambiente suporta sem que o conforto seja prejudicado ou que acabe sobrando espaço demais.
Para definir se o ambiente é bom, ou não, você já deverá ter uma estimativa do número de convidados. Assim terá uma expectativa para esse fator de forma mais realista.
- Ser pontual é essencial para que o evento ocorra bem.
É importante levar em consideração que o verdadeiro objetivo dos eventos corporativos e levantar questões sobre o trabalho, os funcionários e a empresa. Além de melhorar o relacionamento e criar um maior engajamento dos trabalhadores com os valores da empresa.
Por isso, a principal imagem que deve ser cultivada de eventos como esse é a de positividade. E, para isso, a pontualidade é essencial. Quando os funcionários reconhecem mesmo em eventos para socialização, é observado o profissionalismo do local que está acontecendo o evento.
É ideal ressaltar que circunstâncias inesperadas podem acontecer, mas é essencial saber como lidar com cada uma delas. Além disso, se acontecer de alguma programação do evento não acontecer como devido, não se deve afetar o resto do evento corporativo.
- Outro fator muito importante à ser avaliado no planejamento é a segurança do local do evento.
Para que o evento aconteça como planejado, você deve se posicionar e trabalhar como um verdadeiro estrategista. E, para isso, deve-se levar em consideração a questão da segurança do local.
Assim, por mais que você procure evitar pensar em qualquer acidente ou tragédia, é essencial se precaver. Sendo assim, procure por locais que disponibilizam um verdadeiro controle de entrada e saída de pessoas.
Verifique, também, se o local em questão para o evento corporativo possui ferramentas para a segurança de todos os participantes do evento. Isso deve incluir kits de primeiros socorros e extintores, por exemplo.
Como escolher o melhor local?
Agora que você já sabe como começar a fazer o planejamento do seu evento corporativo, é essencial entender o que é preciso levar em consideração para escolher, enfim, o melhor lugar para a ocasião em questão.
Assim, como são muitos os aspectos e detalhes que devem ser analisados, independentemente do evento ter um grande ou pequeno porte, ou se o número de convidados é muito ou pouco, tudo deve ser analisado para que seja feito um evento de sucesso.
- Localização do evento.
A escolha do melhor lugar para o seu evento é um fator central para que as coisas aconteça como você planejou. Por isso, procure priorizar lugares mais fáceis de serem encontrados, de preferência os que sejam próximos de pontos transporte público ou táxi.
Além disso, veja qual é o perfil dos convidados do evento ao escolher a localização. Dependendo do caso, a região pode influenciar muito no número dos que, de fato, irão ao evento, pois se for muito longe ou em uma região que não conheçam, a probabilidade de irem é bem menor.
- Tamanho do espaço.
O tamanho do espaço escolhido e a sua capacidade devem ser proporcionais ao número de convidados que terão no evento, ou ao número que se espera de presentes. Se isso não acontecer, como foi explicado, irá ocorrer uma super lotação no espaço. Do contrário, se o local for muito grande, o evento irá ficar desanimado e disperso.
Procure analisar a porcentagem dos convidados que estão confirmando presença, para ter um equilíbrio de medida maior referente ao tamanho do espaço.
- Alvará
Para evitar problemas na logística do seu evento, estude de forma atenta qual é a situação legal do imóvel locado para a ocasião. Os pontos principais que deverão ser analisados são:
- O dono do local que está sendo estudado para alugar possui permissão dos órgão da cidade para receber um grande número de pessoas.
- Verifique se o alvará de funcionamento do local está em dia, para evitar quaisquer problemas.
- Apesar de ser possível conseguir essas respostas diretamente com o proprietário do espaço, você pode optar por contratar uma empresa que preste serviço de gestão de espaços para confraternizações.
- Menu de alimentos e bebidas do seu evento corporativo.
O cardápio deve ser bem elaborado para que, realmente, agrade a todos os convidados. São as bebidas e comidas de um evento que garantem a verdadeira satisfação dos que estarão presente no evento da empresa.
Apesar disso, muitas vezes um prato não conseguirá agradar à todos que estarão presente, por isso é melhor dar ênfase à variedade do que à quantidade. Sabendo a estimativa de convidados, você deverá ter a média do quanto deverá ser investido em alimentos e bebidas.
- Dia e horário do evento da empresa.
Apesar de parecer uma escolha fácil de ser tomada, é essencial estudar atentamente o calendário antes de decidir qualquer data para o seu evento corporativo.
Isso evitará que a ocasião atrapalhe atividades de um dia em específico e não bata com datas inoportunas, por exemplo. Além de precisar ser considerado se o período do evento não acontecerá em temporadas onde muitos podem não estar presente.
- Logística e organização do seu evento.
Antes de tentar organizar tudo sozinho(a), procure pessoas qualificadas, pelo menos, nas partes que você sabe que terá mais dificuldade em fazer. Afinal, não existe uma verdadeira necessidade de você produzir tudo de forma corrida e sem ajuda.
Como citado anteriormente, é realmente importante fazer a contratação de alguns profissionais especialistas em algumas áreas. Fazendo isso você terá um verdadeiro “time” de pessoas que sabem no que precisam ajudá-lo.
Análise de preços.
As próximas dicas para que você faça o seu evento corporativo serão referentes à análise de preços e como saber quando um valor está sendo cobrado de forma justa ou não. Veja!
- Confira quais são os extras que o local alugado para o evento oferece.
Como foi orientado, a escolha do local é um dos principais fatores e, certamente, o mais difícil de decidir ao organizar um evento, seja ele corporativo ou não. Porém, existe um fator ainda maior que deve ser levado em consideração ao escolher, que é a análise de extras que são oferecidos no espaço. Por exemplo, um buffet que fornece descontos no cardápio ou até nas atrações da ocasião.
Isso pode ser um verdadeiro diferencial e um importante quesito a ser analisado na hora de escolher o espaço para o evento.
- O principal fator é analisar se o valor do ambiente cabe no orçamento destinado ao evento.
Existem espaços para diversos gostos e bolsos. Por isso, acertar na escolha do local e, ainda assim, fazer caber no orçamento pode ser uma tarefa um pouco difícil, mas não impossível.
Dessa forma, procure fazer uma pesquisa dos preços que são cobrados por ambientes similares parecidos e, se for preciso, comece a negociação com o fornecedor do local.
- Veja se o local é apropriado para o horário/dia da ocasião.
Como foi dito anteriormente, para escolher o dia você deverá analisar o calendário e considerar alguns fatores. Um deles é, justamente, se o local em que deseja fazer o evento tem disponibilidade para a data escolhida.
Um outro exemplo é que o horário do evento influenciará no cardápio e também será um dos principais fatores para definir o sucesso do seu evento. Por isso, dê atenção à todos esses detalhes e identifique se cabem dentro do orçamento.
Obtenha feedbacks.
Como você pede verificar, planejar e, enfim, colocar o seu evento corporativo em prática não é uma tarefa fácil, porém as dicas que foram apresentadas poderão facilitar as coisas para você. Assim, para saber se o evento foi bem aproveitado pelos convidados e saber se você acertou, use métodos para captar as impressões dos convidados.
Espero que tenha gostado das dicas e orientações sobre como fazer um evento corporativo. Não deixe de nos acompanhar. Até breve!
