Organização de dados: como fazer da forma correta no seu negócio

22/01/2018

Por cbbr

Abrir o seu próprio negócio faz parte dos sonhos de muitas pessoas. Principalmente dos que querem ser mais independentes. Mas o que elas nem sempre lembram nessa hora é que é necessária uma boa organização de dados para manter o negócio funcionando em boa forma.

Nesse momento, devido a uma falta de preparação por parte dos administradores da empresa, eles podem ficar um tanto perdidos com tantos documentos e informações importantes da empresa.

As vezes recorrem a no máximo uma planilha, para tentar organizar as coisas, mas não é tão efetivo. E um empreendimento organizado, é um empreendimento de sucesso.

O que é a organização de dados?

Organização de dados é um conjunto de arquivos que conversam entre si, e que armazenam uma quantidade enorme de diversos tipos de dados.

Como por exemplo: nomes, documentações, pagamentos, notas fiscais, recibos, endereços, serviços, clientes, e-mails, números de telefones, dentre outras milhares de coisas e dados importantes.

Mas claro que esses dados não ficam soltos no computador de qualquer forma. Eles são configurados e gerenciados juntos, através de alguma das linguagens de programação, que pode ser SQL, Javascript, PL/SQL, ou alguma outra.

A esse conjunto de dados organizados, damos o nome de “banco de dados”.

Ou seja, um banco de dados, é a forma de organização de dados de uma pessoa física ou pessoa jurídica.

Ele é um local para armazenar as informações da empresa na nuvem de forma segura.

Para que serve a organização de dados?

Em um mundo cada vez mais globalizado e digitalizado, é importante para a empresa ter o total controle e gestão das suas informações.

A organização de dados serve para acelerar os processos dentro e fora da empresa.

Isso pode ser um dos seus diferenciais para conseguir mais sucesso e destaque dentro do mercado empresarial que é extremamente competitivo.

Tendo essas informações bem administradas e organizadas, é possível desenvolver estratégias melhores planejadas e mais eficazes para garantir o melhor funcionamento da empresa.

É importante também filtrar as informações que vão estar dentro da organização do banco de dados, pois uma melhor qualidade de informações melhora também o desempenho das atividades.

A partir da organização dos dados também é possível analisar a direção em que seu negócio está sendo levado.

O gestor, ao analisar esses dados poderá corrigir a situação, ou intensificar as medidas para continuar no caminho que está sendo traçado pela empresa.

Além de analisar os rumos que a empresa está tomando, também é possível analisar outros tipos de informações que podem ajudar a empresa.

Como por exemplo:

• O impacto que as ações de Marketing da empresa estão causando, e se estão sendo realmente efetivas ou não.
• Análise dos rendimentos do quadro de funcionários.
• Análise da qualidade de atendimento e do relacionamento com o cliente.
• Quadro dos principais clientes
• Análise de mercado
• Verificação de estratégias mais efetivas e menos efetivas

Esses são alguns exemplos das inúmeras possibilidades dentre outras coisas que uma boa organização de dados pode proporcionar para a empresa.

Qual a importância da organização de dados para a empresa

Como já foi dito anteriormente, o banco de dados (organização de dados) armazena e gerencia todas as informações de uma empresa.

A importância de ter esse tipo de gerenciamento numa empresa se dá pelo fator mercado e tempo.

Com o mercado cada vez mais acelerado, e sempre cheio de novidades, se exige das empresas respostas mais rápidas e eficazes, com estratégias com melhores planejamento e execução.

Se a empresa não dá essas respostas ao mercado, ela acaba se perdendo e caindo no esquecimento, que traz a falência para muitos negócios.

Nessa busca de sempre estar em primeiro e ter as melhores ideias, informação é poder, e ter um bom gerenciamento dessas informações é o diferencial.

Pois de nada adianta ter a informação, se você não souber como usa-la, ou qual a melhor forma de aplica-la ao seu próprio negócio.

Outro ponto que torna importante o uso da organização de dados é o melhor relacionamento entre empresa e cliente.

Com um banco de dados organizado e otimizado, a resposta do cliente passa a ser muito mais clara, e o feedback passa a ser utilizado da melhor forma possível.

Quando a relação cliente e empresa melhora, o cliente sente-se contemplado pela empresa, pois sente que suas necessidades estão sendo devidamente atendidas.

E outro ponto importantíssimo que a organização de dados traz é a melhora do controle interno da própria empresa, e o controle externo.

Que seria, respectivamente, quando a empresa sabe o que precisa ser melhorada dentro da empresa e o que precisa ser melhorada fora dela para atrair mais clientes e se fixar no mercado.

Todo tipo de empresa precisa ter uma organização de dados?

Sim, todo tipo e tamanho de empresa precisa ter uma boa e eficiente organização de dados.

Como já falamos nos tópicos anteriores, quando a empresa possui um banco de dados bem organizado, e sabe como usá-lo, o resultado que isso traz para a empresa é de inovação perante as outras empresas.

Todas os tipos de negócios usam alguma base para organização de dados, seja uma mais rústica ou mais desenvolvida.

Normalmente as empresas de pequeno porte ou recentes, optam por softwares simplificados e automatizados, que são feitos para várias empresas e não especificamente para a sua.

O que não é um erro, claro. Mas é um investimento valido que pode contribuir muito para o crescimento da empresa.

Porém, para uma empresa que está começando agora e não têm tanto capital para investir num banco de dados próprio, uma ótima saída são esses “pré-prontos”.

Outras empresas optam por investir num software próprio, que atenderá as necessidades especificamente da sua empresa, para o seu tipo de público e demanda.

No geral, essas empresas com softwares próprios conseguem um desempenho e desenvolvimento maior que as outras.

Esse desenvolvimento fica nítido com suas estratégias de atendimento personalizado ao cliente, ou quando o próprio cliente divulga a empresa que lhe ofereceu um serviço.

O que realmente importa é que a empresa tenha uma base de organização de dados que funcione, e atenda pelo menos as suas necessidades básicas.

E assim que possível invistam num software próprio para melhorar seu desempenho no desenvolvimento de suas informações.

Quais as formas de fazer uma organização de dados?

Quando nos referimos a bando de dados, estamos falando sobre a forma como é feita a organização dos dados, e como as informações interagem e qual o tipo de modelo de dados é usado.

Existem vários modelos e formas de bases de dados que são usadas nas empresas, por exemplo: orientado a objetos, objeto-relacional, plano, hierárquico e o relacional.

Sendo o relacional o mais utilizado dentre esses modelos por ser mais prático, e mais versátil.

Entender a estrutura do banco de dados é muito importante para que você possa definir qual a estrutura e linguagem e mais se encaixa com o perfil da sua empresa.

O modelo relacional, como já foi dito, é o mais utilizado para a construção de diversos modelos de softwares de organização de dados.

Mas ainda assim, é de extrema importância conhecer ao menos os principais Sistemas Gerenciadores de Bases de Dados (SGBD) que estão no mercado, suas aplicações e em que tipo de empresas mais serão usados

Vejamos agora alguns exemplos dos três principais modelos de SGBD, e qual seria o mais adequado para o seu tipo e tamanho de empresa:

Exemplos de modelos de bancos de dados:

Os modelos de SGBD mais conhecidos do mercado são:

• Oracle Database

É provavelmente o mais famoso e bem-conceituado modelo de SGBD do mercado.

O custo da sua licença de uso é um dos mais alto, mas é compensado pela sua segurança e quantidade de informações que armazena.

É o mais indicado para empresas de grande porte.

• SQL Server

É um produto da Microsoft, e também é bastante utilizado pelo mercado.

Infelizmente, seu problema é ser compatível apenas com Windows. Entretanto, ele é um modelo muito confiável, que teve enormes investimentos da própria Microsoft.

Outra vantagem é seu custo ser menor que o Oracle Database. E é muito indicado para empresas de pequeno e médio porte.

• MySQL

É um produto da Oracle, e um dos mais usados pelos novos programadores.

Seu diferencial é possuir o código de licença aberta, e seu sistema ser mais             voltado para operações online, tornando o processo mais dinâmico.

Ele é ideal para empresas que atuem mais online, do que para empresas que           tenham foco off-line.

Qual software usar para organização de dados do meu negócio?

É muito fácil ficar perdido dentre os diversos modelos de SGBD existentes no mercado.

Então antes de comprar a licença de um programa, defina suas prioridades e pesquise os que mais se encaixam no seu perfil.

• Escolha um SGBD adequado

Essa escolha deverá ser pautada no preço do software, e no quanto você poderá investir nele.

Também é importante verificar o tipo de licença que programa oferece, e quais as funcionalidades que ele permite desenvolver.

• Tenha um profissional Database Administrator

É ele quem vai garantir o bom funcionamento e aproveitamento do seu software.

• Segurança dos dados

Os dados e informações da sua empresa devem ficar seguros para que nenhuma outra empresa possa usa-los sem sua autorização.

É importante cuidar tanto do bom funcionamento dos hardwares que abrigam os programas, assim como é importante cuidar dos próprios softwares.

Invista em programas antivírus.

• Qualidade de informações

Você deve saber exatamente qual tipo de informação é necessária e qual não é. Não guarde qualquer tipo de informação.

Ao amontoar vários dados, misturando os relevantes e os não relevantes, você cria um emaranhado de informações mais difíceis de filtrar e utilizar.

Resumindo organização de dados é:

Para concluir, organização de dados é uma importante ferramenta para manter a empresa organizada, e fluindo de forma clara e eficiente para todos.

Através de um sistema padronizado pré-definido, as informações necessárias para realização das atividades da empresa, assim como também análise e condução dos negócios ficarão armazenadas.

De forma que todos os colaboradores consigam acessa-las, e utilizar em suas atividades dentro da empresa de forma fácil e eficaz, contribuindo para o crescimento da mesma.

Com o uso de bancos de dados você vai otimizar o uso das suas informações, aplicando-as nos lugares certo, da forma e no tempo correto.

Além de melhorar o relacionamento com o cliente, aumentando sua visibilidade entre eles e melhorando seu posicionamento no mercado.

Fazendo do uso da informação uma aliada importante para obter sucesso e desenvolvimento no seu ramo.

Esperamos ter ajudado você a entender melhor sobre a organização de dados, sua importância e qual a melhor forma de fazer isso aplicado ao seu negócio.

Através dessas dicas, esperamos que você possa melhorar o seu negócio, e deixa-lo ainda mais eficiente. Qualquer dúvida que venha a surgir, não deixe de entrar em contato conosco que nós iremos responder.