Organogramas: como eles podem ajudar a sua empresa
Os organogramas são essenciais para todos os negócios, melhorando as estruturas internas e auxiliando na comunicação. Eles podem ajudá-lo em:
- Melhorar a colaboração e a comunicação entre as equipes e os negócios em geral
- Melhorar o fluxo de informações e a capacidade de resposta das equipes
- Definir estruturas de negócios, hierarquias, funções e responsabilidades claras
- Assimilar novos funcionários em seus locais de trabalho
Neste artigo, explicamos por que empresas grandes e pequenas podem se beneficiar dos organogramas e como diferentes áreas do negócio também podem se beneficiar deles.
Organogramas: o quê, por quê, como?
Os organogramas (também conhecidos como gráficos organizacionais) são criados para detalhar a estrutura da sua organização, com informações como usuários, funções e informações de contato que são atualizadas regularmente para precisão. Organogramas modernos incluem funcionalidades adicionais, como inteligência artificial e tecnologia de bot, para automatizar a coleta de informações de perfil de serviços integrados.
Algumas empresas de pequeno a médio porte podem optar por omitir organogramas se acharem que seus relacionamentos com os funcionários estão visualmente claros. Mas esses gráficos fazem mais do que apenas delinear relacionamentos baseados no trabalho e voltados para o cliente. Criar um organograma pode:
- ajudar os funcionários a encontrar colegas com rapidez e facilidade quando precisarem deles
- reduzir o risco de enviar arquivos acidentalmente para alguém que não tem permissões
- com a automação, reduzir o trabalho administrativo manual necessário para manter os organogramas atualizados conforme as empresas crescem e evoluem
Essas melhores práticas são muito mais fáceis de consolidar quando sua organização é jovem. Portanto, seja você uma organização de 15, 150 ou 15.000 pessoas, os organogramas podem fazer uma diferença real. Na mesma linha, muitas áreas diferentes da empresa podem se beneficiar de seus próprios organogramas.
Vários funções se beneficiam dos organogramas
Informações de perfil atualizadas são cruciais para uma experiência do usuário envolvente. Os organogramas devem capacitar os funcionários a assumir o controle de seus dados de perfil, essencialmente, crowdsourcing para a manutenção de dados pessoais. Isso remove a carga do TI, sem negligenciar o foco no controle, privacidade e governança de informações.
Não são apenas os usuários finais que se beneficiam dos organogramas. Vejamos outras áreas da empresa que podem usar organogramas para melhorar suas funções de negócios.
- Gestão: Os organogramas podem ajudar nas reestruturações organizacionais, como troca de funções na equipe, solução de problemas de desempenho e expansão ou redução devido a fusões e aquisições de negócios. Em uma reestruturação, os organogramas ajudam a mapear as partes móveis: identificando funções, hierarquias, estratégias, objetivos existentes e futuros e muito mais.
- Finança: A consistência é essencial para alocar com precisão custos e despesas em relatórios financeiros. Um organograma definirá claramente as equipes e os indivíduos do departamento financeiro, ajudando-os a entender suas funções. Com todos na mesma página, você pode evitar as idas e vindas típicas que acompanham a coleta de informações (seja em documentos em papel ou conversas por e-mail).
- RH: Para gerentes de RH, os organogramas dão visibilidade sobre quais funções precisam ser preenchidas na organização e até mesmo possíveis áreas para novas funções. Os organogramas também beneficiam o processo de integração do funcionário. Eles comunicam claramente como a organização está estruturada e dão aos funcionários a confiança de que podem fazer as perguntas certas às pessoas certas e saber a quem recorrer para obter ajuda.
- Gerenciamento de Projetos: Os organogramas ajudam os funcionários a ver quem devem contatar quando precisam de informações. Para os gerentes de projeto, os organogramas podem ajudar na visibilidade de como as equipes são distribuídas e como os recursos são alocados, tornando mais fácil ver os problemas potenciais que precisam ser corrigidos.
Organizações diferentes, infraestrutura semelhante
A capacidade de mergulhar em diferentes departamentos e ver onde os indivíduos se encaixam no quadro geral é vital para qualquer tipo de organização. Aqui estão algumas das maneiras como os organogramas podem beneficiar não apenas as empresas, mas todos os tipos de organizações:
- Organizações sem fins lucrativos (por exemplo, escolas, igrejas): Os organogramas ajudam a estruturar as funções e responsabilidades das equipes que realizam atividades para organizações sem fins lucrativos. Eles também ajudam os membros a identificar e responder às mudanças nas necessidades de pessoal sempre que necessário.
- Departamentos do governo: Quando a conformidade é tão crucial quanto para organizações governamentais, estrutura e rotina devem ser fundamentais. Os organogramas governamentais visualizam uma cadeia de comando clara, melhorando a comunicação entre os departamentos.
- Cuidados de saúde: Os hospitais geralmente têm uma 'divisão divisionária' entre as funções administrativas e médicas. As decisões sobre o tratamento do paciente fluem para cima na hierarquia médica, enquanto as decisões relativas às funções de negócios (isto é, marketing) fluem para cima na hierarquia administrativa. Os organogramas definem e mapeiam essas hierarquias, portanto, elas apenas se sobrepõem quando necessário.
- Construção: Dividida entre trabalho no local e trabalho em fábricas e escritórios, a construção é normalmente concluída por uma variedade de indivíduos e equipes com funções e especializações diferentes. Os organogramas em construção podem esclarecer os canais de comunicação e as responsabilidades internas e voltadas para o cliente / cliente.
Apesar de todas as nuances estruturais que diferem entre as organizações, muitas trabalham na mesma plataforma. Office 365 é o plataforma de nuvem empresarial mais popular do mercado – 80% das empresas Fortune 500 usam a plataforma.
Embora cada empresa seja diferente, muitas funcionam na mesma infraestrutura de nuvem pública. O organograma é o agente de ligação que pode ajudar organizações de qualquer tamanho e função a se beneficiarem de organogramas modernos.
