Quais as vantagens da otimização de processos em pequenas empresas?

29/09/2017
Por cbbr
otimização de processos

Trabalhar com otimização de processos em pequenas empresas tem sido um tema bastante discutido entre empreendedores. Por isso, é importante evidenciar quais são as vantagens e quais são as principais ferramentas para que seja possível aplicar numa organização. Acompanhe!

Qual a importância da otimização de processos em pequenas empresas?

importância da otimização de processos

Se você é um micro empreendedor e está cogitando adicionar a otimização de processos na sua pequena empresa mas não sabe o que realmente isso significa nem o que o termo “enxugar” (que geralmente é usado para se referir à otimização, é importante acompanhar para entender como isso pode ajudar no aumento da produtividade da sua empresa.

Dessa forma, veja qual a importância da otimização de processos e como isso pode beneficiar o seu negócio através de alguns tópicos.

  1. Aumenta a eficiência da sua empresa.

Quando é feita a otimização de processos, as partes e sistemas que não são uteis são eliminadas. Além de tudo isso, um dos principais objetivos da otimização é o uso da tecnologia nas atividades que são possíveis de serem otimizadas.

Atualmente existem muitas ferramentas e estudos que ajudam um empreendedor a lidar com todo o processo, como você verá ainda neste artigo.

  1. Reduz a possibilidade de erros no processo.

Para entender como isso é possível, é essencial aceitar que um bom processo funciona como uma solução capaz de enxugar e até padronizar a maioria dos procedimentos que são feitos no dia a dia. A partir disso, a possibilidade de cometer erros se tornam muito menores, já que as operações se tornarão mais consistentes.

  1. Melhora da comunicação.

Ao realizar uma otimização de processos, as informações recolhidas se tornam mais resumidas e precisas. Tudo isso é capaz de evitar que aconteçam erros de comunicação, já que o trabalho ficará mais padronizado.

Assim, com alguns respaldos tecnológicos, as informações complacentes para o bom sentido da atividade ficarão sempre mais acessíveis.

  1. Seu negócio terá maior flexibilidade.

Quando é realizado uma boa otimização de processos é permitido que exista uma maior flexibilidade tanto de tempo quanto de trabalho para as equipes de funcionários e gestores da empresa, já que estes poderão fazer mudanças quando for necessário para agir de forma mais eficiente e eficaz.

  1. A otimização de processos possibilita maior capacidade de intervenção.

Para trabalhar bem é importante ter em mente que quando os processos não são organizados e padronizados e organizados, se torna mais complicado saber quais são as causas das falhas e, por isso, é muito mais difícil determinar uma solução.

Então se pode informar que essa otimização é responsável por tornar o processo mais claro e objetivo para que seja possível identificar erros e elaborar soluções de forma menos arriscada.

  1. Diminuição dos riscos e custos.

Além de todas as vantagens já mencionadas, com essa melhoria de eficiência a redução de custos é real e a diminuição de erros e problemas se torna cada vez menos frequente.

Essas vantagens possibilitam que o desperdício diminua e faz com que o lucro do empreendedor seja maior do que anteriormente. As regulações referentes à garantia dos servidores fica mais fácil depois da otimização de processos.

  1. Com isso é possível que a tomada de decisão sofra menos riscos.

O ato de enxugar o processo de procedimentos rotineiros traz como um dos seus principais resultados uma melhor coordenação das informações estratégicas da organização em questão, mesmo sendo de pequeno porte.

  1. Existe uma maior integração nos processos.

O interessante é que a otimização dos processos ajudará a organização a identificar quais são as atividades sequenciadas e quais são dependentes uma das outras para que seja dado continuidade.

Dessa forma, se cria uma espécie de sequência capaz de promover a integração entre a melhoria na comunicação e a integração.

  1. Maior praticidade e agilidade nas tarefas.

Ao fazer o mapeamento do processo, é possibilitado que se veja quais são as etapas repetidas e, também, as desnecessárias. Essa atividade permitirá identificar quais são os métodos e os que garantem maior qualidade. É dessa forma que você terá maior ganho de praticidade e agilidade e, consequentemente, melhores resultados nos níveis de produtividade.

  1. A otimização de processos possibilita maior transparência na empresa.

Um dos fatores que mais chamam a atenção dos empreendedores que desejam trabalhar com a otimização é o fato de esta possibilitar uma maior transparência em sua organização.

Isso faz com que seja mais fácil de conferir e corrigir erros quando for preciso. Além de tudo isso, a redução dos processos, como já foi mencionado, auditados e conferidos, quando for necessário. A redução de processos evitam que erros aconteçam constantemente.

Quais ferramentas digitais ajudam na otimização de processo de pequenas empresas?

Ao reconhecer quais são as vantagens da otimização de processos para a sua empresa de pequeno porte, é interessante que você saiba quais são as ferramentas mais populares que possibilitam esses resultados tão positivos.

Marketing Digital

O marketing digital já é uma ferramenta usada por todas as empresas que buscam crescimento e evidencia no mercado. Atualmente ter presença online se tornou fundamental para a existência de qualquer comercio, e uma empresa de pequeno porte não pode ficar de fora.

Por isso, se você não conhece técnicas para usar o marketing digital de forma inteligente, você deverá recorrer a profissionais que possam ajuda-lo(a).  Os mecanismos de marketing digital se tornaram quase que uma obrigatoriedade responsáveis por melhorar o posicionamento de uma organização.

Dessa forma, a indicação é que você reúna uma equipe de profissionais ou pessoas ao seu redor que não se incomodem em estudar sobre para desenvolver boas estratégias de presença na internet. Isso pode ser conseguido através de plataformas como sites e blogs, redes sociais, mecanismos de busca, etc.

  • Relacionamento com o seu cliente.

A tecnologia têm mudado as formas como uma empresa se relaciona com os seus clientes, sendo capaz de formar um relacionamento mais próximo e de troca de informações e sugestões instantâneas.

As principais culpadas por essa situação são as redes sociais, que tornaram possível estreitar os laços entre consumidor e empresa. Isso é ideal para a otimização de processos, já que o feedback e as técnicas de marketing podem ser, em grande maioria, voltada para a internet.

Além disso, se torna muito mais fácil encontrar o público alvo de sua empresa através de grupos de interesse e localização. E isso é ideal para que sua rede de clientes esteja sempre em crescimento.

  • Um site pode ser a ferramenta ideal para pequenas empresas.

Apesar de atualmente existir uma predominância de acessos nas redes socais, os sites podem ser ferramentas muito úteis para a otimização de processos. Porém, apesar disso, a maioria dos empresário brasileiros ainda não investem nesse canal, diferentemente de países como os Estados Unidos, por exemplo.

Dessa forma, é essencial ressaltar sobre o quanto um site pode ajudar no desenvolvimento do seu negócio, além da criação de perfis em redes sociais. O essencial a se entender é que o site torna mais profissional, enquanto que as redes sociais são responsáveis para manter um bom relacionamento e divulgação.

Por isso, se lembre que as plataformas são diferentes e que possuem objetivos diversos. A dica, nesse caso, é fazer uso de cada uma de acordo com o que será mais vantajoso para a sua empresa.

São essas diferenças que permitem a conquista do seu público de forma abrangente e sem “segregações”, já que você estará presente para todos através dos diversos canais.

É mito importante entender e levar em conta que a grande maioria de acessos à internet, atualmente, é através de smartphones, por isso o formato do site precisa ser fornecido, também, em formato mobile.

O que precisa ser feito para que a otimização de processos seja feita?

o que precisa ser feito para a otimização de processos

Além das ferramentas que podem ajudar a fazer a otimização de processos, é importante citar alguns fatores que são importantes para possibilitar que este seja feito de forma adequada e efetiva. Veja quais são!

  • Identificar fator para tornar possível a realização do processo é conseguir habituar-se à todas as falhas presentes para que, assim, seja feito uma correção adequada.

Para isso, Sua empresa deverá avaliar quais são processos que estão gastando mais recursos do que é realmente necessário. Existem alguns fatores a serem considerados para identificar quais são e como resolvê-los. Acompanhe!

  1. Defina os objetivos do processo.
  2. Verifique nos seus índices se os resultados da empresa estão sendo alcançados.
  3. Quais são as tarefas que fazem parte do processo que está tomando mais recursos é essencial para identificar qual está sendo mal aplicado.
  4. Identifique quem são as pessoas que estão presentes no processo.
  • Definir o fluxo do trabalho: Após entender como funciona a otimização de processos, é essencial definir o que irá consistir o estudo dos procedimentos.

Além disso, deve-se considerar as pessoas que fazem parte, o que é preciso para executar as atividades e o resultado das tarefas à serem finalizadas.

  • Padronização do processo.

Depois de realizar a definição do item anterior, você já terá feito algumas correções nos principais erros localizados. A partir do momento que você corrigir todos os erros que foram encontrados, chega o momento de investir na padronização.

Essa padronização será responsável por diminuir os riscos de erro, quaisquer falhas que podem surgir e desperdício de tempo e dinheiro.

  • Praticar melhorias.

É importante que você entenda que no momento em que você concerta o que estava errado, existe a possibilidade de melhorar o que já estava considerado bom. É isso o que classifica uma empresa em constante crescimento.

Essa fase é responsável por aprimorar e aumentar o potencial das tarefas, além de ser possível conseguir levantar todos os resultados.

Depois que todas as mudanças foram levantadas, é o momento de adotá-las na prática. Essa fase é a mais demorada, mas é a que garante que a otimização dos processos será mesmo benéfica para a empresa.

  • Implantação do código de barras.

O código de barras possibilita achar os produtos, além de melhorar as rotinas do estoque da sua empresa e agilizar a rotina no PDV (ponto de venda).

De forma mais objetiva, investir nessa estratégia usando tecnologia que permita pôr essa operação em prática significa modernizar quais são as tarefas e garantir um melhor atendimento.

  • O que tudo isso irá gerar?

A principal vantagem de todo esse processo é a melhoria dos resultados do seu negócio. Dessa forma, se pode dizer que os efeitos da organização são aprimorados, ou seja, se consegue aumentar a qualidade das mercadorias e da prestação de serviços.

Essas situações ajudam a ajuda a tornar a organização ainda mais competitiva e ajuda ela a se destacar da concorrência na região onde está em atividade. Como se pode ver, a otimização de processos proporciona muito benefícios para o seu negócio.

Espero que tenha gostado das orientações. Não deixe de nos acompanhar, até breve!

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