Controle de Almoxarifado: O Que é e Como Fazer Certo

15/07/2019
Por cbbr
Controle de Almoxarifado

Controle de almoxarifado é uma área da logística indispensável para a sua empresa que visa controlar de forma eficiente todas as documentações e arquivos de um estoque para que seja feito o levantamento de preços e arquivamento de notas, pesquisa e registro de fornecedores e até auxílio nas finanças do seu negócio. Tudo com o objetivo de aumentar os lucros e diminuir os custos relacionados à sua loja!

Sabemos que o almoxarifado é o local destinado à estocagem das mercadorias de sua empresa. Ele é um setor que precisa ser bem planejado, organizado e atualizado frequentemente para que sua empresa não perca produtos e vendas.

Uma boa gestão de almoxarifado possibilita um ambiente mais fácil de controlar e com maiores informações sobre a localização dos produtos e demandas. Através de uma gestão eficiente é possível realizar um atendimento mais rápido para o cliente.

O almoxarifado bem administrado também permite que os pedidos de compra da sua loja estejam sempre atualizados para suprir cada demanda. Sendo assim, é fácil perceber que o controle de almoxarifado é fundamental para o seu comércio.

Ao entender a importância do controle de almoxarifado para a sua empresa é essencial entender o que é e como fazê-lo de uma maneira adequada e eficaz.

Por isso, neste artigo abordaremos tudo o que você precisa saber sobre o controle de almoxarifado! Aqui você aprenderá o que é e como fazer da forma correta. Além disso, conhecerá alguns softwares que auxiliam na gestão! Acompanhe!

O Que é Controle de Almoxarifado?

Qualquer empresa do comércio costuma precisar de algumas quantidades de um mesmo produto para que ele não falte nas vendas, correto? E esta quantidade de produtos excedente precisa ser armazenada em algum local disponível para a sua empresa.

O local destinado à estocagem é conhecido como almoxarifado. Ele deve possibilitar o armazenamento em condições adequadas para que os produtos possam ser vendidos posteriormente.

Dessa forma, é fundamental que o lugar de seu almoxarifado seja seguro e ofereça boas condições para um armazenamento adequado. Mas não basta encontrar um bom lugar para estocagem, também é essencial fazer um bom controle de almoxarifado, certo?

O controle de almoxarifado é uma etapa importantíssima da administração logística de sua empresa. Este controle não pode ser negligenciado, pois ele é imprescindível para várias outras etapas de seu empreendimento.

É através do controle de almoxarifado que sua empresa obterá as informações atuais e precisas sobre a quantidade, reposição, armazenagem e validade das mercadorias.

O conhecimento atualizado sobre o almoxarifado também permite que você saiba sobre o levantamento de preços e arquivamento de notas.

O controle de almoxarifado também possibilita a pesquisa de fornecedores e registro das compras que já foram feitas, assim como, das que precisarão ser realizadas.

Ele é importante até mesmo para transmitir informações atualizadas sobre as finanças. E com estas informações você poderá fazer as melhores escolhas de produtos para serem vendidos.

Então, o controle de almoxarifado consiste em organizar corretamente as mercadorias para manter o bom funcionamento de seus negócios! Assim, suas vendas serão garantidas e sua empresa oferecerá um serviço excelente para os consumidores!

Primeiros Passos Para Fazer um Controle de Almoxarifado Eficiente

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Para começar a fazer um controle de almoxarifado bastante eficiente é importante seguir estes primeiros passos. Vamos conhecê-los? Veja abaixo!

O primeiro passo é encontrar um local para o seu almoxarifado que dê conta da quantidade de mercadorias que você precisará armazenar. Dessa forma, será muito mais fácil distribuir bem as mercadorias e mantê-las organizadas.

Depois de encontrar um local espaçoso o suficiente você já pode partir para a próxima etapa. Ela consiste em formar uma equipe de colaboradores altamente qualificados para que eles possam contribuir no processo de gestão de almoxarifado.

Ao possuir uma equipe bem preparada e de confiança os prejuízos e falhas tendem a ser menores. Assim, os custos bastante prejudiciais para a sua empresa serão evitados.

Outro passo fundamental para fazer um controle de almoxarifado eficiente é abandonar o controle manual. Portanto, deixe de lado os cadernos e folhas de papel e invista em ferramentas tecnológicas que auxiliam no controle de maneira automatizada.

Com a utilização de ferramentas tecnológicas como softwares específicos, os erros provavelmente diminuirão e será mais fácil manter todas as informações atualizadas.

É imprescindível manter a contagem de itens no estoque sempre disponíveis e atualizadas. Com esta informação você saberá quais são as mercadorias que precisam ser repostas e quais não estão apresentando a saída esperada.

Estes são apenas os primeiros passos para começar a fazer um bom controle de almoxarifado. A seguir você aprenderá todas as medidas que devem ser tomadas para melhorar a gestão de seu almoxarifado!

Como Fazer o Controle de Almoxarifado de Forma Correta?

Como vimos anteriormente, fazer um controle de almoxarifado de forma eficaz pode contribuir muito para que sua empresa alcance ótimos resultados! Ele influencia nas finanças, produtividade, competitividade perante à concorrência e atendimento ao cliente!

Sendo assim, cometer erros no gerenciamento de seu almoxarifado pode gerar muitos problemas e ser bastante prejudicial para o crescimento de seu comércio. Então, veja abaixo todas as etapas fundamentais para um controle eficiente!

Organize o Local do Almoxarifado

Para manter o bom funcionamento de seu almoxarifado é primordial que o local esteja limpo e que possua as condições climáticas apropriadas para o armazenamento de suas mercadorias.

É importante prestar atenção se a temperatura, umidade e ventilação estão em conformidade com as necessidades de preservação dos produtos.

Outro ponto que precisa ser considerado para manter a organização e o controle funcionando corretamente é deixar sempre um espaço que facilite a movimentação dos produtos e locomoção interna.

Sua empresa pode contar com empilhadeiras, carrinhos e pontes rolantes para agilizar os processos logísticos e facilitar o trabalho de seus colaboradores. Também podem ser bastante funcionais a utilização de armários, prateleiras e caixas organizadoras.

Divida os Materiais em Categorias

A organização de seu almoxarifado será feita de maneira muito mais fácil com a divisão de materiais em categorias. Para fazer a diferenciação e classificação dos itens e produtos, você poderá dividi-los em algumas categorias com o auxílio de etiquetas.

É possível criar etiquetas e colocá-las nos itens presentes em seu almoxarifado para identificá-los. Você pode dividi-los em materiais de limpeza, mantimentos, materiais de informática, uniformes, materiais descartáveis, entre outros.

Após a colocação das etiquetas, basta organizar os materiais de acordo com a categoria. Lembre-se de deixar as etiquetas bem visíveis para a identificação ser feita com facilidade.

Defina as Quantidades de Materiais Necessários

Além de dividir e manter os materiais organizados de acordo com cada categoria, é interessante definir qual a quantidade necessária de cada material. Assim, os colaboradores conseguirão realizar seus trabalhos sem a falta de algum material.

Procure definir qual a quantidade atual de cada produto, assim como, a quantidade mínima e máxima. E não basta definir, também é necessário sempre atualizar as quantidades de acordo com a realidade atual.

Manter os números atualizados contribuem para reduzir custos desnecessários e evita a lacuna de materiais importantes para o bom funcionamento do almoxarifado. Afinal, não são só os produtos que saem para o consumidor final que devem ser controlados.

Verifique a Quantidade de Produtos Recebidos

Um bom controle dos produtos recebidos em seu almoxarifado evita problemas bastante graves para a sua empresa. Sendo assim, é extremamente importante verificar a quantidade de cada produto recebido de seus fornecedores e entregadores.

Muito mais do que conferir a nota fiscal é imprescindível que hajam colaboradores responsáveis pela contagem de cada produto para verificar se está de acordo com a nota.

Portanto, a verificação da quantidade de cada produto recebido é fundamental e não pode ser negligenciada para evitar transtornos e custos prejudiciais.

Faça o Controle de Entrada e Saída de Produtos em Seu Almoxarifado

Fazer o controle de entrada e saída de produtos em seu almoxarifado é uma das etapas mais importantes para uma boa administração. O resultado final real deve sempre bater com o controle efetuado.

Para isso acontecer é necessário registrar cada produto que entra e cada produto que sai do almoxarifado. Faça também o controle de cada material para consumo interno que entra e sai de seu estoque.

Dessa forma, o controle estará sempre atualizado e não faltarão produtos nem para a venda nem para o consumo interno.

Utilize Código de Barras

A utilização de código de barras em seus produtos automatiza e agiliza o controle de entrada e saída. Para utilizá-lo será necessário a geração do código de barras, um leitor de etiquetas e um software específico.

Com os códigos de barras em mãos, você aumentará o controle sobre a localização e terá maior rastreabilidade e visibilidade em seus produtos. Dessa forma, conseguirá encontrá-los de maneira mais prática e eficiente.

Além disso, o código de barras traz informações precisas sobre o produto como lote, tipo e características únicas. Todos estes dados podem ajudar bastante no cotidiano de seu almoxarifado e nos seus negócios em geral.

Faça Inventários Periódicos

A realização de inventários periódicos é ótima para que as informações estejam sempre atualizadas e de acordo com o estoque físico real. Os inventários aumentam o seu controle e possibilitam uma gestão mais eficiente.

Com eles, é possível prevenir erros e falhas, assim como, acompanhar com bastante proximidade quais são os produtos que estão vendendo mais e quais são os produtos que estão vendendo menos.

Sendo assim, não deixe de fazer inventários com intervalos de tempo menores do que o inventário anual.

Realize Queima de Estoque

Uma ótima maneira de manter seu almoxarifado bem organizado e mais espaçoso é realizando queimas de estoque. Faça um levantamento dos produtos com pouca saída e promova liquidações e promoções para conseguir vendê-los mais facilmente.

Assim, além de não perder os produtos e conseguir alcançar lucros, você também liberará espaço para colocar outros itens no lugar deles.

Conte Com Softwares de Gerenciamento

Os softwares de gerenciamento e gestão são muito eficientes e possibilitam uma maior agilidade em todos os processos de sua empresa. Com eles, é possível otimizar cada etapa e aumentar a produtividade.

Estes softwares ajudam no acompanhamento e controle do almoxarifado e permitem resultados mais precisos e eficazes. É possível até mesmo criar alertas para realizar novos pedidos de compra de produtos que estão acabando.

Portanto, não deixe de encontrar os melhores softwares de gestão para implementá-los em seu almoxarifado. Saiba mais a seguir!

Softwares Para a Gestão de Almoxarifado

softwares para allmoxarifado

Existem muitas opções disponíveis de softwares para a gestão de almoxarifado. Confira algumas abaixo!

ERP

O ERP ou, Sistema de Gestão Empresarial, consiste em uma ferramenta que integra todos os setores em um só lugar. Com ela, é possível otimizar todos os fluxos de comunicação e informações.

Ele ajuda na quantidade de produtos para manter o estoque de seu almoxarifado bem equilibrado. Também contribui para você encontrar a relação adequada entre oferta e demanda.

Além disso ele também traz outras vantagens como as informações sobre:

  • Movimentação de mercadorias
  • Sazonalidade
  • Histórico de vendas
  • Prazos de entrega de cada um de seus fornecedores
  • Nível de demanda dos produtos
  • Quantidade de produtos no almoxarifado
  • Elaboração de queima de estoque

Dessa forma, o sistema contribui imensamente para um maior acompanhamento e controle de almoxarifado, bem como, para a realização de inventários e campanhas de marketing. Então, ele pode ser um ótimo aliado para a sua empresa!

Gran Money

A Gran Money é um sistema de gestão completo para a realização de controle de almoxarifado. O sistema é único e permite:

  • Cadastro de quantidade mínima de produto em estoque
  • Registro de preços de custo, margem de lucro, dados de tributação, preço de venda à vista e preço de venda a prazo
  • Histórico de movimentação do produto
  • Dados completos sobre a saída de produto por venda
  • Informações sobre a entrada de produtos por compra e XML
  • Ajuste interno de estoque
  • Criação de relatório sobre a movimentação de estoque

Além disso, o sistema está disponível para aplicativos móveis e notifica em tempo real sobre o processo de reposição de produtos.

Easy Store

O Easy Store é um programa que integra controle financeiro e controle de estoque. Ele pode ajudar bastante na gestão de seu almoxarifado.

Com este programa você pode cadastrar produtos, fornecedores, clientes e CEP. Também é possível criar fichas individuais com todas as informações importantes para a sua empresa.

Portanto, não deixe de escolher seu software e seguir todas as etapas para uma gestão eficiente de almoxarifado!

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