Organização de dados: definição, como fazer e vantagens

02/12/2024

Por cbbr

Abrir o seu próprio negócio faz parte dos sonhos de muitas pessoas. Principalmente dos que querem ser mais independentes. Mas o que elas nem sempre lembram nessa hora é que é necessária uma boa organização de dados para manter o negócio funcionando em boa forma.

Nesse momento, devido a uma falta de preparação por parte dos administradores da empresa, eles podem ficar um tanto perdidos com tantos documentos e informações importantes da empresa.

As vezes recorrem a no máximo uma planilha, para tentar organizar as coisas, mas não é tão efetivo. E um empreendimento organizado, é um empreendimento de sucesso.

O que é a organização de dados?

Organização de dados é o processo de estruturar e classificar informações de maneira clara e prática, facilitando seu uso em análises, tomadas de decisão e atividades do dia a dia, como estratégias corporativas ou aprendizado de máquina.

Como por exemplo: nomes, documentações, pagamentos, notas fiscais, recibos, endereços, serviços, clientes, e-mails, números de telefones, dentre outras milhares de coisas e dados importantes.

Mas claro que esses dados não ficam soltos no computador de qualquer forma. Eles são configurados e gerenciados juntos, através de alguma das linguagens de programação, que pode ser SQL, Javascript, PL/SQL, ou alguma outra.

A esse conjunto de dados organizados, damos o nome de “banco de dados”.

Ou seja, um banco de dados, é a forma de organização de dados de uma pessoa física ou pessoa jurídica.

Ele é um local para armazenar as informações da empresa na nuvem de forma segura.

Para que serve?

Em um mundo cada vez mais globalizado e digitalizado, é importante para a empresa ter o total controle e gestão das suas informações.

A organização de dados serve para acelerar os processos dentro e fora da empresa.

Isso pode ser um dos seus diferenciais para conseguir mais sucesso e destaque dentro do mercado empresarial que é extremamente competitivo.

Tendo essas informações bem administradas e organizadas, é possível desenvolver estratégias melhor planejadas e mais eficazes para garantir o melhor funcionamento da empresa.

É importante também filtrar as informações que vão estar dentro da organização do banco de dados, pois uma melhor qualidade de informações melhora também o desempenho das atividades.

A partir da organização dos dados também é possível analisar a direção em que seu negócio está sendo levado.

O gestor, ao analisar esses dados poderá corrigir a situação, ou intensificar as medidas para continuar no caminho que está sendo traçado pela empresa.

Além de analisar os rumos que a empresa está tomando, também é possível analisar outros tipos de informações que podem ajudar a empresa.

Como por exemplo:

• O impacto que as ações de Marketing da empresa estão causando, e se estão sendo realmente efetivas ou não.
• Análise dos rendimentos do quadro de funcionários.
• Análise da qualidade de atendimento e do relacionamento com o cliente.
• Quadro dos principais clientes
• Análise de mercado
• Verificação de estratégias mais efetivas e menos efetivas

Esses são alguns exemplos das inúmeras possibilidades dentre outras coisas que uma boa organização de dados pode proporcionar para a empresa.

Qual a importância para a empresa?

Como já foi dito anteriormente, o banco de dados (organização de dados) armazena e gerencia todas as informações de uma empresa.

A importância de ter esse tipo de gerenciamento numa empresa se dá pelo fator mercado e tempo.

Com o mercado cada vez mais acelerado, e sempre cheio de novidades, se exige das empresas respostas mais rápidas e eficazes, com estratégias com melhores planejamento e execução.

Se a empresa não dá essas respostas ao mercado, ela acaba se perdendo e caindo no esquecimento, que traz a falência para muitos negócios.

Nessa busca de sempre estar em primeiro e ter as melhores ideias, informação é poder, e ter um bom gerenciamento dessas informações é o diferencial.

Pois de nada adianta ter a informação, se você não souber como usá-la, ou qual a melhor forma de aplicá-la ao seu próprio negócio.

Outro ponto que torna importante o uso da organização de dados é o melhor relacionamento entre empresa e cliente.

Com um banco de dados organizado e otimizado, a resposta do cliente passa a ser muito mais clara, e o feedback passa a ser utilizado da melhor forma possível.

Quando a relação cliente e empresa melhora, o cliente sente-se contemplado pela empresa, pois sente que suas necessidades estão sendo devidamente atendidas.

E outro ponto importantíssimo que a organização de dados traz é a melhora do controle interno da própria empresa, e o controle externo.

Que seria, respectivamente, quando a empresa sabe o que precisa ser melhorada dentro da empresa e o que precisa ser melhorada fora dela para atrair mais clientes e se fixar no mercado.

Todo tipo de empresa precisa ter uma organização de dados?

Sim, todo tipo e tamanho de empresa precisa ter uma boa e eficiente organização de dados.

Como já falamos nos tópicos anteriores, quando a empresa possui um banco de dados bem organizado, e sabe como usá-lo, o resultado que isso traz para a empresa é de inovação perante as outras empresas.

Todas os tipos de negócios usam alguma base para organização de dados, seja uma mais rústica ou mais desenvolvida.

Normalmente as empresas de pequeno porte ou recentes, optam por softwares simplificados e automatizados, que são feitos para várias empresas e não especificamente para a sua.

O que não é um erro, claro. Mas é um investimento valido que pode contribuir muito para o crescimento da empresa.

Porém, para uma empresa que está começando agora e não têm tanto capital para investir num banco de dados próprio, uma ótima saída são esses “pré-prontos”.

Outras empresas optam por investir num software próprio, que atenderá as necessidades especificamente da sua empresa, para o seu tipo de público e demanda.

No geral, essas empresas com softwares próprios conseguem um desempenho e desenvolvimento maior que as outras.

Esse desenvolvimento fica nítido com suas estratégias de atendimento personalizado ao cliente, ou quando o próprio cliente divulga a empresa que lhe ofereceu um serviço.

O que realmente importa é que a empresa tenha uma base de organização de dados que funcione, e atenda pelo menos as suas necessidades básicas.

E assim que possível invistam num software próprio para melhorar seu desempenho no desenvolvimento de suas informações.

Diferenças e Similaridades entre Organização de Dados e Mineração de Dados: Um Olhar Detalhado

A organização e a mineração de dados são pilares fundamentais no universo da gestão e análise de informações. Apesar de serem complementares, possuem diferenças marcantes e algumas semelhanças que as tornam indispensáveis em um fluxo de trabalho eficiente. Vamos aprofundar essas características.

Diferenças entre Organização de Dados e Mineração de Dados

• Função Principal: A organização de dados tem como propósito principal classificar, catalogar e preparar informações. É o processo inicial que visa estruturar e garantir que os dados estejam acessíveis e bem-dispostos para uso posterior. Já a mineração de dados se concentra na descoberta de padrões, tendências e insights valiosos escondidos nos conjuntos de dados organizados. Enquanto a organização foca na ordem, a mineração busca a revelação de conhecimento.
• Nível de Detalhe: Na organização de dados, o trabalho envolve lidar com informações em sua forma mais bruta, assegurando a consistência e a qualidade dos dados armazenados. Esse é o momento de eliminar duplicidades, corrigir erros e formatar dados para torná-los utilizáveis. A mineração de dados, por outro lado, entra em um nível mais profundo, explorando esses dados organizados para identificar relações, tendências e gerar inteligência de negócios. É nesse estágio que os dados se tornam ativos estratégicos.
• Objetivo Final: A organização de dados tem como objetivo proporcionar acesso rápido e confiável a informações limpas e bem estruturadas. Ela garante que as bases de dados sejam funcionais e possam sustentar processos analíticos. Por outro lado, a mineração de dados transforma essas informações organizadas em conhecimento acionável. Esse conhecimento guia a tomada de decisões estratégicas, seja para otimizar processos, explorar novas oportunidades ou identificar problemas.
• Ferramentas e Tecnologias Utilizadas: A organização de dados geralmente utiliza ferramentas como planilhas, sistemas de gerenciamento de bancos de dados (DBMS) e softwares de limpeza e integração de dados. Por outro lado, a mineração de dados requer o uso de algoritmos avançados, técnicas de aprendizado de máquina, análise estatística e softwares específicos de inteligência artificial. Essa diferença reflete as demandas distintas de cada etapa.
• Resultados Diretos: O impacto direto da organização de dados está na eficiência operacional. Ela facilita a busca por informações, melhora a produtividade e minimiza erros na análise posterior. A mineração de dados, por sua vez, entrega insights valiosos que orientam estratégias, identificam riscos e apontam caminhos para inovação. É o elo entre dados organizados e decisões impactantes.

 

Similaridades entre Organização de Dados e Mineração de Dados

• Importância da Qualidade dos Dados: ambos os processos dependem de dados confiáveis e bem tratados para alcançar seus objetivos. Dados de baixa qualidade comprometem tanto a organização quanto os insights obtidos na mineração.
• Relação de Complementaridade: A organização prepara o terreno, enquanto a mineração explora o que foi previamente estruturado. Um não funciona bem sem o outro; é como construir uma base sólida para, então, erguer um edifício robusto de conhecimento.
• Suporte à Estratégia: Juntas, a organização e a mineração de dados formam a base para decisões mais assertivas e embasadas. Elas garantem que as informações disponíveis sejam não apenas acessíveis, mas também relevantes e impactantes.
• Melhoria Contínua dos Processos: Ambas as práticas têm como resultado a redução de retrabalho, a eliminação de erros humanos e a melhoria da fluidez nos processos analíticos. Essa sinergia contribui para análises mais consistentes e precisas.
• Ciclo Contínuo de Uso: Tanto a organização quanto a mineração de dados não são atividades pontuais. Elas fazem parte de um ciclo constante que garante que os dados sejam mantidos atualizados, úteis e alinhados com as necessidades do negócio.

A organização e a mineração de dados desempenham papéis distintos, mas interligados, no aproveitamento máximo das informações. Enquanto uma estabelece a base estrutural, a outra gera valor estratégico. Juntas, elas não apenas tornam os processos mais eficientes, mas também permitem que as empresas transformem dados em vantagem competitiva em um mercado cada vez mais orientado pela informação.

Como fazer organização de dados?

Quando nos referimos a banco de dados, estamos falando sobre a forma como é feita a organização dos dados, e como as informações interagem e qual o tipo de modelo de dados é usado.

Existem vários modelos e formas de bases de dados que são usadas nas empresas, por exemplo: orientado a objetos, objeto relacional, plano, hierárquico e o relacional.

Sendo o relacional o mais utilizado dentre esses modelos por ser mais prático, e mais versátil.

Entender a estrutura do banco de dados é muito importante para que você possa definir qual a estrutura e linguagem e mais se encaixa com o perfil da sua empresa.

O modelo relacional, como já foi dito, é o mais utilizado para a construção de diversos modelos de softwares de organização de dados.

Mas ainda assim, é de extrema importância conhecer ao menos os principais Sistemas Gerenciadores de Bases de Dados (SGBD) que estão no mercado, suas aplicações e em que tipo de empresas mais serão usados

Vejamos agora alguns exemplos dos três principais modelos de SGBD, e qual seria o mais adequado para o seu tipo e tamanho de empresa:

Exemplos de modelos de bancos de dados:

Os modelos de SGBD mais conhecidos do mercado são:

• Oracle Database

É provavelmente o mais famoso e bem-conceituado modelo de SGBD do mercado.

O custo da sua licença de uso é um dos mais alto, mas é compensado pela sua segurança e quantidade de informações que armazena.

É o mais indicado para empresas de grande porte.

• SQL Server

É um produto da Microsoft, e também é bastante utilizado pelo mercado.

Infelizmente, seu problema é ser compatível apenas com Windows. Entretanto, ele é um modelo muito confiável, que teve enormes investimentos da própria Microsoft.

Outra vantagem é seu custo ser menor que o Oracle Database. E é muito indicado para empresas de pequeno e médio porte.

• MySQL

É um produto da Oracle, e um dos mais usados pelos novos programadores.

Seu diferencial é possuir o código de licença aberta, e seu sistema ser mais  voltado para operações online, tornando o processo mais dinâmico.

Ele é ideal para empresas que atuem mais online, do que para empresas que  tenham foco offline.

Qual software usar para organização de dados do meu negócio?

É muito fácil ficar perdido dentre os diversos modelos de SGBD existentes no mercado.

Então antes de comprar a licença de um programa, defina suas prioridades e pesquise os que mais se encaixam no seu perfil.

• Escolha um SGBD adequado

Essa escolha deverá ser pautada no preço do software, e no quanto você poderá investir nele.

Também é importante verificar o tipo de licença que programa oferece, e quais as funcionalidades que ele permite desenvolver.

• Tenha um profissional Database Administrator

É ele quem vai garantir o bom funcionamento e aproveitamento do seu software.

• Segurança dos dados

Os dados e informações da sua empresa devem ficar seguros para que nenhuma outra empresa possa usa-los sem sua autorização.

É importante cuidar tanto do bom funcionamento dos hardwares que abrigam os programas, assim como é importante cuidar dos próprios softwares.

Invista em programas antivírus.

• Qualidade de informações

Você deve saber exatamente qual tipo de informação é necessária e qual não é. Não guarde qualquer tipo de informação.

Ao amontoar vários dados, misturando os relevantes e os não relevantes, você cria um emaranhado de informações mais difíceis de filtrar e utilizar.

Etapas para transformar e organizar dados sem dor de cabeça

Sabe quando você abre uma planilha ou banco de dados e não entende nada?

Tudo parece uma bagunça, e você se pergunta:

“Por onde eu começo para organizar isso?”

Vamos resolver isso agora. Aqui estão as etapas certeiras pra transformar dados brutos em algo limpo, útil e que faz sentido.

1. Entenda o que você está lidando

Antes de começar, responda:

• Qual é o objetivo?: Precisa de relatórios? Insights?
• Quais dados estão disponíveis?: Tem tudo o que precisa ou vai buscar mais?

Exemplo prático: Imagine que você quer analisar vendas. Primeiro, veja se os dados mostram todos os produtos, vendas por mês e clientes. Se faltar algo, anote.

 

2. Limpeza: Jogue fora o que não presta

Ninguém gosta de dados bagunçados. Aqui é hora de dar uma geral:

• Remova duplicatas: Linhas repetidas? Apague.
• Corrija erros: Aquela data errada ou campo vazio precisa de atenção.
• Padronize formatos: Tudo igualzinho – datas, nomes e números organizados.

Dica de ouro: Já viu quando “SP”, “São Paulo” e “São P.” aparecem misturados? Uniformize para ficar mais fácil filtrar depois.

 

3. Organize como se fosse para outra pessoa usar

Facilite a vida de quem vai ver esses dados.

• Crie categorias claras: Produtos, datas, regiões…
• Renomeie colunas confusas: De “col_abc” para “Nome do Cliente”.
• Separe dados em abas ou tabelas: Agrupe informações relacionadas.

 

4. Enriquecimento: Deixe os dados mais interessantes

Se quiser insights incríveis, adicione mais contexto.

• Use fórmulas para criar novas colunas: Exemplo: Lucro = Receita – Custo.
• Busque fontes externas: Adicione dados públicos, como população ou clima, que podem dar mais relevância à sua análise.

 

5. Validação: Garanta que os dados estão certos

Nada pior que apresentar algo errado. Antes de seguir, cheque:

• Consistência: Tem dados fora do padrão?
• Erros óbvios: Uma venda de “R$ -100”? Corrija.
• Teste cruzado: Compare com outras fontes pra garantir que faz sentido.

 

6. Transforme os dados: De bagunça para informação

Agora vem a parte mágica:

• Resuma grandes volumes: Use tabelas dinâmicas ou resumos automáticos.
• Reordene e filtre: Destaque só o que é relevante.
• Crie visualizações: Gráficos e dashboards ajudam a ver padrões.

História real: Um gerente de vendas passou horas olhando tabelas sem entender nada. Depois de um simples gráfico de barras, viu que 80% das vendas vinham de 3 produtos.

 

7. Salve como se fosse ouro

Depois de todo o esforço, não perca seu trabalho.

• Escolha o formato certo: CSV para exportar, Excel para trabalhar, e backups no banco de dados.
• Organize os arquivos: Nomeie bem e salve em pastas lógicas.

 

8. Documente tudo para o futuro

Ninguém lembra de tudo.

• Escreva um guia rápido: O que foi feito, onde está salvo e quais filtros aplicar.
• Deixe as fórmulas visíveis: Quem pegar depois vai te agradecer.

 

Pergunta final: Quer insights ou só dados arrumados?

Seguir essas etapas transforma bagunça em resultado.

Comece pequeno, teste, e veja a diferença na produtividade e clareza.

O segredo é fazer disso um hábito. 🚀

4 Casos Comuns de Uso da Organização de Dados

Sabe aquele momento em que você olha para uma montanha de informações e pensa:

“Como isso pode me ajudar de verdade?”

A organização de dados resolve esse problema. Ela transforma caos em algo útil. Vamos direto ao ponto com quatro exemplos onde isso faz toda a diferença.

1. Gestão de Clientes (CRM)

Toda empresa quer saber mais sobre seus clientes.

Sem organização, você acaba com uma lista confusa de nomes, e-mails e números de telefone que ninguém entende.

Aqui entra o poder de organizar os dados:

• Centralizar tudo em um só lugar: Nome, contato, últimas compras e até aniversários.
• Facilitar segmentações: Quer enviar promoções só para quem comprou nos últimos 3 meses? Fácil com dados bem arrumados.
• Melhorar o atendimento: Saber o histórico do cliente ajuda na hora de oferecer algo relevante.

Exemplo prático: Imagine uma loja online que organiza os clientes por frequência de compra. Isso permite identificar quem são os VIPs e criar campanhas exclusivas para eles.

2. Planejamento Financeiro

Você já tentou entender de onde vem e para onde vai o dinheiro da sua empresa?

Sem dados organizados, fica quase impossível.

• Agrupar receitas e despesas: Saber o que entra e sai, separado por categorias.
• Encontrar gargalos: Descobrir onde estão os maiores custos ou onde pode economizar.
• Previsão futura: Dados claros ajudam a planejar melhor o próximo mês ou trimestre.

Dica real: Um empreendedor separou os dados financeiros por mês e descobriu que pagava taxas bancárias desnecessárias há anos. Uma simples organização economizou milhares.

3. Monitoramento de Vendas

Você sabe quais produtos vendem mais?

E quais ficam encalhados no estoque?

Organizar dados de vendas resolve essas perguntas:

• Criar relatórios claros: Por produto, região ou período.
• Identificar tendências: Saber que um item está em alta ajuda a aumentar o estoque no momento certo.
• Controlar metas: Comparar dados reais com projeções para ajustar a estratégia.

Cenário real: Uma loja de roupas usou a organização de vendas para perceber que casacos tinham maior demanda em abril, não em julho, como eles achavam. Resultado? Estoque no momento certo e aumento de vendas.

4. Marketing Personalizado

Seus clientes recebem as mensagens certas?

Com dados bem organizados, você consegue segmentar sua audiência e ser mais relevante.

• Criar campanhas segmentadas: Por idade, localização ou preferências de compra.
• Rastrear resultados: Saber o que funcionou (e o que não funcionou).
• Otimizar o orçamento: Focar nas ações que trazem maior retorno.

Exemplo direto: Um e-commerce organizou seus dados e percebeu que clientes de uma região específica adoravam descontos em frete. Campanha lançada, vendas dispararam.

A Organização de dados é o pilar da sua empresa

Para concluir, organização de dados é uma importante ferramenta para manter a empresa organizada, e fluindo de forma clara e eficiente para todos.

Através de um sistema padronizado pré-definido, as informações necessárias para realização das atividades da empresa, assim como também análise e condução dos negócios ficarão armazenadas.

De forma que todos os colaboradores consigam acessa-las, e utilizar em suas atividades dentro da empresa de forma fácil e eficaz, contribuindo para o crescimento da mesma.

Com o uso de bancos de dados você vai otimizar o uso das suas informações, aplicando-as nos lugares certo, da forma e no tempo correto.

Além de melhorar o relacionamento com o cliente, aumentando sua visibilidade entre eles e melhorando seu posicionamento no mercado.

Fazendo do uso da informação uma aliada importante para obter sucesso e desenvolvimento no seu ramo.

Esperamos ter ajudado você a entender melhor sobre a organização de dados, sua importância e qual a melhor forma de fazer isso aplicado ao seu negócio.

Através dessas dicas, esperamos que você possa melhorar o seu negócio, e deixa-lo ainda mais eficiente. Qualquer dúvida que venha a surgir, não deixe de entrar em contato conosco que nós iremos responder.