7 vantagens da automação fiscal para PMEs
Você sabe o que é automação fiscal e quais as suas vantagens para uma empresa?
A tecnologia está se expandindo cada vez mais, facilitando a vida não apenas das pessoas, mas também das empresas. O mundo está cada vez mais dominado pela tecnologia.
Se no passado os processos empresariais eram quase em sua totalidade manuais, agora já podem ser operados por programas de computador. Trata-se de uma revolução no setor empresarial.
A era do trabalho repetitivo realizado por homens chegou ao fim. As empresas agora contam com métodos e processos muito mais práticos, dinâmicos, seguros e com uma série de outros benefícios.
O advento da internet e dos programas de computador, chamados software, transformou a forma como empresários e lidam com as informações. São vários os benefícios que podem ser extraídos dessa mudança de paradigma.
Os softwares de gestão e automação simplificam em muito os processos empresariais em vários setores. Eles podem ser aplicados para a gestão de estoque, para o controle de entradas e saídas e para a parte fiscal.
Em verdade, o número de softwares de automação fiscal para empresas não para de crescer, tendo em vista os benefícios que proporciona. Pequenas e médias empresas estão crescendo ao automatizar seus processos.
A automação fiscal não se limita às grandes empresas e corporações. Atualmente, pequenas e média empresas estão aplicando a automação para melhorar seus resultados no mercado.
Isso mostra o poder da tecnologia, promovendo mudanças no contexto empresarial. A revolução industrial e o boom da internet mudaram de uma vez por todas os conceitos tradicionais.
Para que o seu negócio não fique de fora, separamos um guia completo sobre automação fiscal para pequenas e médias empresas.
O que é automação fiscal?
O conceito de automação é moderno. Ele faz referência ao uso de sistemas que se orientam sem a intervenção humana, realizando os processos conforme a programação e corrigindo seus próprios dados.
Nas empresas, a automação significa utilizar melhor os recursos empresariais, para melhorar os resultados, obter dados mais precisos e em muito menos tempo. Essas são apenas algumas das vantagens da automação.
A automação fiscal tem por objetivo permitir que empresas, sejam elas de qualquer tamanho, consigam gerenciar melhor a parte fiscal, de forma automática, em tempo real e com riscos reduzidos.
Confira abaixo os principais benefícios que podem ser alcançados através da automação fiscal para pequenas e médias empresas.
Principais características da automação:
- Não há interação humana: o próprio sistema realiza os processos, sem que necessite de intervenção humana para cumprir a sua programação. Os parâmetros são previamente definidos, de forma que o sistema cuida do resto;
- É usada para tarefas repetidas e recorrentes: os sistemas de automação empresarial são empregados para tarefas recorrentes, como a parte fiscal da empresa, gestão de estoque e outras;
- Permite resultados mais precisos: por serem realizados por uma máquina, que está seguindo parâmetros definidos, os resultados obtidos são muito mais precisos do que aqueles alcançados através de processos manuais.
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1. Redução de custos e riscos
Um dos principais benefícios da automação fiscal é a redução de custos e riscos. No passado as empresas precisavam da presença constante de um contador para avaliar a parte financeira e fazer levantamentos.
Esse profissional tinha a árdua tarefa de avaliar todos os aspectos da empresa e chegar a números sobre a situação fiscal do empreendimento. Mesmo se tratando de um profissional qualificado, falhas podem acontecer.
A automação ajuda o contador em sua atividade, fazendo com que o seu trabalho seja muito mais rápido e eficiente. Além de reduzir os custos, em razão da eficiência do trabalho, reduz também os riscos.
Todos os processos, como faturamento e controle de guias de impostos devidos pela empresa são realizados pelo programa automatizado. O resultado são números muito mais seguros.
De posse dos dados fornecidos pelo sistema, o profissional pode avaliar a situação fiscal do negócio de forma muito mais clara. Após a implementação de sistemas de automação fiscal as empresas observam redução de erros.
É sabido que a atuação fiscal no Brasil é pesada. O descumprimento da legislação pode acarretar uma série de prejuízos para a empresa. Por isso, os sistemas de automação fiscal devem ser sempre preferidos.
Eles reduzem os riscos e os custos envolvidos. Por mais que seja difícil de aceitar, os programas e máquinas erram bem menos que os homens. Elas podem trabalhar a favor da sua empresa.
2. Eliminação de retrabalhos
Um dos grandes pontos de preocupação para qualquer empresa é o retrabalho, que significa fazer de novo algo que já estava feito. São vários os motivos que levam ao retrabalho, como um serviço feito de forma incorreta.
A consequência para a empresa é o dispêndio extra de capital, para cobrir os custos com o trabalho que não foi realizado da forma como deveria ter sido feito. Na parte fiscal, retrabalhos são muito comuns.
Os sistemas de automação para empresas permitem acabar com o retrabalho, economizando tempo, mão de obra e recursos financeiros da empresa. Eles fazem o trabalho que precisa ser feito, da forma correta.
Os dados obtidos a partir dos sistemas de automação passam por verificações que são realizadas pelo próprio sistema. E, por se tratar de tarefas repetitivas, os softwares não se cansam.
Diferente de empregados, que tendem a sentir o desgaste ao realizar tarefas repetitivas. Os programas de computador conseguem um desempenho infinitamente superior nesse quesito.
3. Precisão e segurança da informação
Uma empresa que deseje crescer no mercado, seja ela grande ou pequena, precisa acompanhar de perto os seus resultados. Dados confusos ou incorretos podem acabar atrapalhando na análise sobre o desempenho do negócio.
Além disso, muitas dessas informações e dados dizem respeito somente à empresa, sendo de caráter sigiloso e confidencial. Deixar que essas informações caiam nas mãos de terceiros não é uma opção.
Como obter dados mais precisos e ainda garantir a sua segurança? Deixar esses dados em arquivos físicos, analógicos, era algo do passado. Nunca funcionou.
Além da perda natural do conteúdo, que pode se deteriorar, as empresas ainda enfrentam o extravio e roubo de informações relevantes. Muitas pessoas de caráter duvidoso podem se apoderar desses documentos.
A chave para a obtenção de dados precisos e sua segurança está na utilização de recursos automatizados. Principalmente quando estamos diante de uma questão fiscal, proteger os dados é fundamental.
Além de obter dados fiscais precisos, os sistemas automatizados protegem esses dados. Muitos deles contam com mecanismos que enviam os dados coletados para um ambiente protegido na nuvem.
Isso significa que as informações fiscais da empresa não ficam nem mesmo armazenadas no computador, mas sim em um ambiente inacessível sem os dados corretos. Apenas os gestores da empresa podem consultar os dados.
Caso ocorram falhas nos sistemas ou até mesmo uma invasão por parte de pessoas que querem violar a segurança da empresa, os dados não podem ser obtidos. Mais uma forma de garantir segurança para os dados fiscais.
4. Integração de informações financeiras
Outra vantagem incrível da automação fiscal para pequenas e médias empresas é a integração das informações financeiras. Antigamente o controle fiscal dentro das empresas era realizado em cada setor.
Quanto maior a empresa, maior era a dificuldade de obtenção de dados precisos. Sem falar que a falta de integração impede os gestores de enxergarem o panorama geral.
Com os programas de automação fiscal para MEI’s é possível integrar todos os dados e analisar a empresa como um todo. Facilita em muito a análise por parte dos gestores.
5. Possibilidade de gestão a distância
Entre as várias transformações provocadas pela tecnologia no mundo moderno está a gestão empresarial em tempo real, de qualquer lugar. Sim, agora o gestor não precisa estar o tempo todo na empresa.
O gestor pode muito bem controlar todas as questões financeiras da empresa estando na sua casa, em um café ou do outro lado do mundo.
As informações estão cada vez mais flexíveis e podem se deslocar de um ponto a outro em questões de instantes. Empresas que implementam sistemas de automação fiscal podem contar com mais essa vantagem.
Os gestores podem observar e analisar os dados fiscais sem ter que estar na empresa. Isso é muito comum quando o gestor está em uma viagem de negócios, por exemplo.
No passado, em uma situação como essa, ele ficaria incapacitado de acompanhar a saúde fiscal da empresa. Com os sistemas de automação fiscal isso mudou.
6. Organização e controle
Quando a tecnologia estava em sua fase embrionária, os dados fiscais eram obtidos e armazenados de forma manual. Além de toda a questão envolvendo a segurança dessas informações era possível notar outro problema.
O trabalho despendido para a organização manual das notas e documentos fiscais era grande. Comprometia boa parte do pessoal da empresa, que poderia estar fazendo algo de mais valor.
Sem falar que quando estamos lidando com questões fiscais, o cuidado deve ser redobrado. Qualquer erro ou perda de dados pode comprometer o empreendimento.
E para encontrar uma nota fiscal na correria? Até hoje muitas empresas sofrem com esse problema em razão de não contarem com um sistema fiscal automatizado.
7. Aumento dos resultados
Lembra quando falamos que a automação fiscal proporciona a redução de custos? Como consequência da implementação desses sistemas está o aumento dos resultados.
Toda empresa procura lucrar com a sua atividade no mercado. O lucro não é possível sem uma gestão de qualidade, baseada em dados corretos e seguros.
Os exemplos modernos mostram que a automação pode contribuir em muito para a melhoria dos processos empresariais. Elas conseguem oferecer serviços de qualidade, com menos gasto de recursos.
O mundo está caminhando para um estágio de desenvolvimento em que a automação será mais do que uma necessidade. Players que não se atentarem para essa tendência vão acabar perdendo espaço.
Exemplo de automação fiscal para empresas no Brasil
Exemplo claro que como a automação fiscal está sendo bem recebida no mercado é a utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela é destinada tanto para a indústria quanto para o atacado.
Desde a criação desse sistema em 2006, mais de 10 bilhões de notas fiscais eletrônicas foram emitidas.
São dez bilhões de notas fiscais que deixaram de ser impressas em papel e passaram a ser armazenadas de forma automática. Esse é apenas um dos casos de sucesso da automação fiscal no Brasil.
As empresas estão se dando conta, cada vez mais, da necessidade de automatizar os seus processos.
Automação fiscal vale a pena?
Com base em tudo que foi dito, você ainda tem alguma dúvida de que seja interessante para a sua empresa? Trata-se de uma tendência global, que está revolucionando os processos empresariais.
A automação facilita a vida dos gestores e contadores, permite a obtenção de resultados muito mais precisos e seguros. Com a utilização de sistemas modernos a sua empresa estará blindada.
Vale a pena apostar na nela para garantir que a sua empresa continue ativa no mercado, crescendo cada vez mais, sem perder dinheiro, nem outros recursos.
Como implementar a automação fiscal?
Se você se deu conta de que a automação fiscal é a resposta certa para melhorar os processos da sua empresa, saiba como fazer isso. Existem atualmente várias opções de qualidade.
Então, o mais importante é ficar atento nas características essenciais desse sistema. Com base em tudo que falamos é possível elencar algumas. Vejamos:
- Segurança: um dos elementos mais importantes em qualquer sistema de automação fiscal é a segurança. Os dados fiscais de uma empresa não podem cair em mãos erradas, nem serem extraviados ou perdidos.
- Integração com a nuvem: a integração com a nuvem, além de garantir a segurança dos dados fiscais da empresa, evita que eles sejam corrompidos ou perdidos.
Mesmo em casos de falhas operacionais ou perda de computadores, por exemplo, esses dados continuam existindo em um ambiente seguro.
- Possibilidade de expansão: a possibilidade de expansão diz respeito a capacidade do programa de automação fiscal atender a demanda da empresa, mesmo que ela cresça.
- Acesso remoto: por fim, para facilitar a vida dos gestores, o acesso remoto dos dados obtidos é fundamental. Essa característica significa que o gestor poderá acessar e controlar a vida fiscal da empresa mesmo que não esteja presente na sede.
